Martijn Slot

Het resultaat van een onderzoek onder accountants was voor de NBA aanleiding om COMPact, dat staat voor 'COMPliance en ACTeren', te ontwikkelen. Uit dat onderzoek bleek dat accountants liever voorkomen dat zij updates in wet- en regelgeving missen of te laat oppakken. Tegelijke twijfelen ze wel eens of er tijdens het jaar genoeg is gedaan om compliant te zijn.

'Alle taken voor het betreffende kantoor staan op een rij en kun je toebedelen aan de verantwoordelijke collega's in de organisatie.'

COMPact is ontwikkeld vanuit de Commissie MKB van de NBA. "De tool is met name bedoeld voor mkb-kantoren met maximaal vijf accountants, zonder Wta-vergunning en zonder eigen vaktechnisch bureau", legt John Weerdenburg, voorzitter van de vakgroep COMPact en werkzaam bij Auxilium Adviesgroep, uit. "De tool biedt een overzicht welke compliancetaken accountantskantoren uit moeten voeren. Alle taken voor het betreffende kantoor staan op een rij en kun je toebedelen aan de verantwoordelijke collega's in de organisatie."

Nieuwsgierig

Accountantskantoor De Lange uit Sassenheim besloot kort na de introductie COMPact te gebruiken, vertelt officemanager Cindy Zuidema, binnen het kantoor beheerder van de tool. "Binnen nu en een aantal jaar staan wij op de lijst voor de periodieke toetsing door de Raad voor Toezicht van de NBA. Ondanks dat ik dacht dat wij op een goede manier voldeden aan de wet- en regelgeving, was ik nieuwsgierig naar de tool, om daarmee te controleren of mijn vermoedens juist waren en wij de juiste dingen doen in aanloop naar de toetsing. Gelukkig was dat het geval." Prettig vindt Zuidema vooral dat de tool je een reminder stuurt dat je ergens aan de slag moet. "Daarmee voorkom je ook dat je aan het einde van het jaar nog een lijst met taken hebt liggen die je nog punt voor punt moet afwerken." Ze ziet de tool als geheugensteuntje, om op de hoogte te blijven van de laatste wet- en regelgeving. Daarbij is de uitleg van de taken erg duidelijk. "Wet- en regelgeving staat er natuurlijk niet om bekend dat het altijd even begrijpelijk is. In de tool wordt een duidelijke vertaalslag gemaakt."

Partner Steven van den Berg van De Lange is ook blij met de tool. "Ons handboek is meer dan honderd pagina's en daar ga je niet voor je plezier even doorheen bladeren om iets op te zoeken. Op dat moment kan ik terugvallen op de tool."

Wijzigingen doorvoeren

Om de tool actueel te houden komt de vakgroep COMPact minimaal twee keer per jaar bij elkaar. "Op het moment dat er wijzigingen plaatsvinden, voeren wij dat door", aldus Weerdenburg. "Daar kunnen vervolgens ook weer taken aan hangen voor accountantskantoren en hun medewerkers. Hierbij hanteren wij het vierogenprincipe. Als een lid van de werkgroep met een voorstel tot een wijziging komt, kijkt er altijd een ander lid mee, voordat het wordt opgenomen in de applicatie."

'Ik denk dat bij veel kantoren de reflex is, als een toetsing zich aandient: wij moeten nog snel even aan de slag met ons kwaliteitssysteem.'

COMPact heeft als doel om compliance structureel op de agenda te plaatsen van het mkb-accountantskantoor. Dat bevordert de goede beroepsuitoefening van de mkb-accountant en vermindert stressreacties vlak voor een toetsing. "Ik geloof zeker dat de tool hieraan bijdraagt", zegt Steven van den Berg. "Ik denk dat bij veel kantoren de reflex is, als een toetsing zich aandient: wij moeten nog snel even aan de slag met ons kwaliteitssysteem. Deze tool triggert je om in te loggen en daarmee word je direct geconfronteerd met de laatste stand van zaken op het gebied van wet- en regelgeving."

Ruimte voor verbetering

De tool is inmiddels ruim een half jaar live en biedt mkb-kantoren veel houvast, zegt Weerdenburg. Tegelijk is er ruimte voor verbetering. "Een tekortkoming vind ik dat, nadat je een taak hebt afgerond, je geen pdf of print kunt maken of de taak kunt downloaden. Dat je de taak aan je documentatie kunt toevoegen." Als gebruiker ervaart Zuidema hetzelfde. "Ik zou de afgeronde taken graag in ons kwaliteitsdossier kunnen archiveren. Zodat we, op het moment dat we een controle hebben, onze afgeronde taken kunnen overleggen."

Zij zou de tool graag ook wat persoonlijker willen maken, door bepaalde taken uit te kunnen zetten. "Als accountantskantoor ben je verplicht om voorafgaand aan een nieuwe opdracht een collegiaal overleg te houden. Die verplichting geldt bij het aanvaarden van samenstellings-, beoordelings- en controleopdrachten. Een dergelijk overleg zit volledig in ons werkprogramma ingebouwd. Dat staat in de checklist. Dit kunnen wij simpelweg niet vergeten. Desondanks herinnert de tool ons een paar keer per jaar aan zo'n overleg. Het vereist van ons toch een handeling om die taak vervolgens af te vinken. Dit geldt voor meerdere taken en ongemerkt gaat daar toch echt wel wat tijd inzitten. Die tijd kunnen wij ook gebruiken voor contacten met onze klanten. Daarbij ontstaat dan het risico dat ook andere taken worden afgerond zonder verder te kijken. COMPact zou dan het zoveelste checklistje kunnen worden en dat zou heel jammer zijn. Het is namelijk echt wel meer dan dat."

Input om tool beter te maken

'De wijzigingen in wet- en regelgeving dwingen ons om de tool up to date te houden, maar de feedback van de gebruikers is ook zeer welkom.'

Weerdenburg staat open voor alle feedback op de tool. "Ik nodig gebruikers uit om de werkgroep te voorzien van input om de tool beter te maken. Wij hebben ook niet alle wijsheid in pacht. Wij hebben allemaal een blinde vlek gehad voor het feit dat je geen pdf of print kunt maken van een afgeronde taak. Ik verwijt mezelf dat we dat niet als voorwaarde hebben gesteld voordat de tool werd gebouwd. Mogelijk zijn er meer blinde vlekken waar we overheen hebben gekeken. De wijzigingen in wet- en regelgeving dwingen ons om de tool up to date te houden, maar de feedback van de gebruikers is ook zeer welkom. Om die blinde vlekken weg te poetsen en de tool verder te verbeteren."

Houvast

Van den Berg vindt dat COMPact van grote meerwaarde kan zijn voor mkb-accountantskantoren. "Wij zijn in de gelukkige omstandigheid dat Cindy veel werk voor ons uit handen neemt. Zij stort zich er volledig op. Kleinere kantoren hebben wellicht geen Cindy en voor hen kan het veel tijd kosten om je elke week volledig te verdiepen in de laatste wet- en regelgeving en de taken die horen bij het uitoefenen van het accountancyvak. Dan is het erg prettig dat je regelmatig reminders krijgt van wat er wekelijks en maandelijks moet gebeuren. Dat geeft houvast."