Nart Wielaard

Stel, je bent verantwoordelijk voor de financiën van een maaltijdbezorger. Dan wil je niet alleen weten of alle bestellingen ook worden omgezet in geld, maar ook of die omzet goed in de boeken komt. Elke accountant weet dat je dat in theorie kunt beheersen via tussenrekeningen, die worden gevoed vanuit de diverse systemen. Als die tussenrekeningen op nul lopen, dan gaat alles goed. Maar elke accountant weet ook dat deze meestal niet op nul lopen en dat zich op die tussenrekeningen veel ellende verzamelt, waar veel saai en handmatig uitzoekwerk voor nodig is. En als het gaat om honderdduizenden transacties is dat eigenlijk onbegonnen werk. Dan kun je nauwelijks om gespecialiseerde tooling heen.

Hij en zijn team creëerden een moderne aanpak voor het controleren van de volledigheid van de omzet.

Ziedaar de marktkans waar Peter Engel met 'zijn' Actuals een jaar of acht geleden in dook. Hij en zijn team creëerden een moderne aanpak voor het controleren van de volledigheid van de omzet. Sterk versimpeld: Actuals plaatst een 'sensor' op de systemen van de klant en maakt op basis van de data die daaruit voorvloeien zelf de matching in de driehoek orders-betalingen-omzet. Zodat de tussenrekening geen stress meer oplevert.

Functiescheiding

In principe hoef je met die technologie dan niet eens functiescheiding te realiseren – een eis die de externe accountant traditioneel op tafel legt, maar die bij kleine startups nogal eens op onbegrip kan rekenen. Actuals functioneert dan immers als een onafhankelijke derde partij waar de accountant ook op kan steunen. Dat zou op zichzelf aantrekkelijk moeten zijn voor accountantskantoren, maar dat is niet waar Engel nu op mikt. Hij verkoopt zijn propositie aan bedrijven zelf. De IT-afdelingen én Finance & Accounting zijn geinteresseerd, volgens Engel omdat Actuals niet alleen maar data uit verschillend systemen aan elkaar knoopt, maar ook 'denkt in debet en credit': er zit boekhoudkundige expertise in, zodat er voor zijn klanten niet alleen inzichten ontstaan in de data van de verschillende back end systemen – en de vaak zo vurig gewenste 'single source of truth' – maar ook op de boekhoudkundige verwerking daarvan.

Het idee voor Actuals ontstond toen Engel nog bij Deloitte werkte. Hij zag hoe de klassieke controlemethoden botsten met de dynamiek van startups en scaleups en wilde in eerste instantie een robotaccountant bouwen om dat probleem te lijf te gaan. Zoals dat vaak gaat met startups, werden de plannen gaandeweg wat bijgesteld en mikt Actuals vooral op bedrijven met hoge transactievolumes die meer grip wensen op hun boekhoudkundige verwerking. Engel zelf noemt zijn product nu niet alleen een 'reconciliation engine', maar heeft het over een "datacloud voor finance waar betrouwbare informatie in te vinden is uit diverse back end systemen".

AI

De kern van wat Actuals doet, daar is volgens hem geen AI voor nodig.

In een gesprek met hem over de toekomst van Actuals is het haast onvermijdelijk dat het woord AI valt. Hij blijkt – in tegenstelling tot veel techbedrijven - behoorlijk nuchter daarover. De kern van wat Actuals doet, daar is volgens hem geen AI voor nodig. "Maar wat we met AI wel heel goed kunnen, is vragen stellen aan de data. Zodat je op een heel menselijke manier kunt converseren met die data."

De eerste demo heeft inmiddels het licht gezien. Waarvan akte. Hoe dan ook heeft Actuals de kritieke beginfase in de cyclus van een startup inmiddels overleefd en is het bedrijf in stabiele wateren, met naar eigen zeggen inmiddels een positieve cashflow. De organisatie groeide van een handvol teamleden een paar jaar geleden naar veertien nu en in omzet gemeten gaat het de afgelopen jaren consequent om een groei van 30-40 procent.

Het idee van Actuals werkt dus, zoveel is wel duidelijk. Op afstand bekeken lijkt schaalbaarheid echter de achilleshiel te zijn. Want het product lijkt alleen zinvol voor partijen met grote volumes, die dan weer niet dermate groot zijn dat ze het probleem zelf kunnen oplossen. Engel kan inmiddels rekenen op een stuk of veertig klanten met onder meer namen als Picnic, Helloprint en Whoppah en denkt dat er ruimte is voor enkele honderden. Ten tijde van het interview staan ze voor de afweging of dat doel al dan niet met externe investeerders zal worden nagestreefd.

Ondanks die achilleshiel: hulde voor het doorzettingsvermogen en de eigenzinnigheid. Vier sterren op de Schaal van Elliott.