Nart Wielaard

Tachtig procent van een boekhouding is a piece of cake. En die tachtig procent is precies daarom heel makkelijk te automatiseren. Een machine kan eenvoudig herkennen dat een factuur van Eneco op energiekosten moet worden geboekt en weet ook foutloos raad met scans van tankbonnetjes en maandelijkse huurfacturen voor kantoorruimte.

Twintig procent van de gemiddelde boekhouding is wat lastiger. Als Eneco bijvoorbeeld een keer een factuur voor advies verstuurt in plaats van energie, dan weet de machine het even niet. Of als grote inkoopfacturen op regelniveau op de juiste manier moeten worden verwerkt om de juiste inzichten in de administratie te waarborgen. Dan haakt de standaard 'scan- en-herken-machine' ook af en heb je eigenlijk de logica van een boekhouder nodig om dat op de juiste manier te doen.

Het volledig automatiseren van die tachtig procent – de routineposten – is inmiddels wel gemeengoed in de markt.

Het volledig automatiseren van die tachtig procent – de routineposten – is inmiddels wel gemeengoed in de markt. Dat is echter een ander verhaal voor de twintig procent, waar meer logica nodig is voor een goede verwerking. Het Amerikaanse Botkeeper deed al eerder een claim in die richting, maar moest vijf jaar geleden met het schaamrood op de kaken bekennen dat hun AI onder de motorkap in werkelijkheid op zijn minst voor een deel bestond uit een batterij nijvere Filipino's die het systeem een helpende hand boden.

Bescheiden

Het Nederlandse bedrijf SmartBooqing richt zich op zowel de tachtig als de twintig procent en doet daarmee feitelijk dezelfde claim die Botkeeper jaren geleden deed. Met één groot verschil: bescheidenheid. Waar Botkeeper destijds een lieveling was in de (internationale) vakmedia, is SmartBooqing juist opvallend low key. Het Twentse bedrijf is al jarenlang een vaste gast in de FD Gazellenlijst met snelle groeiers, maar wie op internet zoekt naar interviews of meeslepende vergezichten komt bedrogen uit.

De nuchterheid lijkt oprichter Marco Freriksen te passen als een maatkostuum. In een gesprek over zijn geesteskind geen grote woorden over Artificial Intelligence. AI staat voor hem meer voor 'Accounting Intelligence'. De basisgedachte daarachter: "Trek een student van zijn fiets en laat deze 'moeilijke' facturen verwerken met zijn menselijke logica. Dergelijke logica zou een systeem ook aan moeten kunnen. Want dan kun je ook de genoemde twintig procent automatiseren."

Hoe meer klanten zich aansluiten op het model, hoe meer lerend vermogen er ontstaat.

En dus begon Freriksen – geen accountant maar IT'er – vanuit die gedachte jaren geleden te bouwen aan een datamodel dat precies die logica in zich heeft. Dat centrale model leert van elke factuur of ander document dat wordt verwerkt. De verwerking van een 'moeilijke' factuur van bedrijf A, kan daardoor bij bedrijf B helpen om deze direct goed te verwerken. Hoe meer klanten zich aansluiten op het model, hoe meer lerend vermogen er ontstaat.

Geen ruis

Dat levert niet alleen veel efficiency op, maar ook consistentie door technologie: "Er zit dus geen ruis meer in je data." Dat lijkt met name bij filiaalbedrijven – een belangrijke doelgroep – van belang, onder meer om filialen met chirurgische precisie te benchmarken en dus te zien waar het beter kan. Alexander Leppink (partner BDO) bevestigt als 'gebruiker' deze toegevoegde waarde van SmartBooqing en benadrukt ook nog dat het niet alleen maar om filiaalbedrijven gaat. "De toepassing heeft waarde voor elke klant waar snelheid en diepgang van managementinformatie belangrijk is. Met Smartbooqing kunnen we granulaire data inlezen om die inzichten te verbeteren."

Het bedrijf telt inmiddels rond de 65 medewerkers, hoofdzakelijk in India, waar Freriksen al langere tijd actief was met andere IT-activiteiten. En nee, dat zijn dus geen onderhuidse boekhoudkabouters zoals destijds bij Botkeeper. Dat zijn vooral medewerkers die het datamodel doorontwikkelen en zorgen dat er een goede integratie is met de bekende ERP- of boekhoudpakketten.

Stem

Het mooiste bewijs dat het model waardevol is, komt misschien wel uit het recente verleden waarin Freriksen twee keer in de lappenmand lag.

Slaat dat aan in de markt? Volgens Freriksen is ongeveer de helft van de top 15-kantoren in Nederland – samen met België de thuismarkt – klant en is het bedrijf actief in elf landen. Het mooiste bewijs dat het model waardevol is, komt misschien wel uit het recente verleden waarin Freriksen twee keer in de lappenmand lag. Hij verloor eerst zijn stembanden en ging er toen onwillekeurig vanuit dat zijn nog jonge bedrijf daarmee ook ten einde zou komen. Later kwam zijn stem terug, maar kreeg hij een sinusontsteking. Ondanks deze lange periode van malheur – waarbij op dat moment zelfs geen helpdesk actief was om klanten te woord te staan – bleven klanten trouw aan de software. Hoe dat kan? "Ze wilden de productiviteitsverhoging simpelweg niet missen."

Al met al geven we SmartBooqing 4,5 van de 5 sterren op de Schaal van Elliott. Want het mag dan geen sexy business zijn, het zit wel in het hart van de visie die Elliott destijds had over de toekomst van het accountantsvak. Inmiddels heeft Freriksen gelukkig weer een stem. Misschien wordt het tijd om die stem iets luider te laten horen.