Anton Dieleman

Na publicatie van de geactualiseerde NBA-Handreiking verschenen in het Financieele Dagblad inmiddels de volgende bijdragen:

• 'Bedrijven ontstemd over grotere rol accountant' (FD, 1 maart);
• 'Nieuwe rol biedt accountant kans op verandering' (FD, 2 maart);
• 'Accountants zetten met de nieuwe handreiking stap vooruit, maar wel met de handrem erop' (Marcel Pheijffer, FD 3 maart);
• 'De accountant is geen gedragswetenschapper' (John van der Starre, FD 7 maart).

De NBA heeft met de geactualiseerde handreiking overduidelijk een relevant en actueel thema belicht.

Zoals ik in mijn eerdere toelichting over de NBA-Handreiking al aangaf vertoonden de reacties op de consultatieversie een breed spectrum aan visies, die duidelijk de posities van de verschillende respondenten etaleerden. Dat brede spectrum is opnieuw zichtbaar in de reacties. De NBA heeft met de geactualiseerde handreiking overduidelijk een relevant en actueel thema belicht.

Benoeming en verantwoording

Belangrijkste uitgangspunten voor het optreden van de accountant tijdens de algemene vergadering zijn de rol en verantwoordelijkheid van de accountant. In dat kader is cruciaal door wie de accountant wordt benoemd en aan wie de accountant daarom (primair) verantwoording verschuldigd is. Voor organisaties van openbaar belang (waaronder beursfondsen) schrijft artikel 16 van de EU-Verordening (betreffende specifieke eisen voor de wettelijke controles van financiële overzichten van organisaties van openbaar belang) voor dat de benoeming plaatsvindt door de algemene vergadering (op voordracht van het audit comité). En voor andere rechtspersonen is het eveneens de algemene vergadering die op basis van art. 2:393 BW primair bevoegd is.

De controleverklaring van de accountant is dan ook vrijwel altijd geadresseerd aan de aandeelhouders (en raad van commissarissen). De accountant is daarmee gehouden aan de aandeelhouders verslag uit te brengen van de controleverklaring en de onderliggende controlewerkzaamheden. Juist zij hebben daar recht op! Dat is de grondslag voor art. 2:117 BW die de accountant toegang geeft tot de algemene vergadering om daar het woord te voeren en ook de grondslag voor NBA-Handreiking 1118.

Geheimhouding

De kritiek op NBA-Handreiking 1118 in relatie tot geheimhouding gaat voorbij aan de bevoegdheid van de accountant, maar ook aan de zorgvuldigheid die hierbij relevant is. De hoofdregel is dat de accountant verplicht is tot geheimhouding, tenzij de accountant krachtens wettelijk voorschrift tot het verstrekken van gegevens of inlichtingen bevoegd is. Overigens moet de accountant bij het doorbreken van de geheimhoudingsplicht nog steeds de belangen van alle betrokken partijen en derden en ook het algemeen belang in de afweging betrekken. Dat toestemming aan de voorzitter van de vergadering wordt gevraagd, vloeit dan ook voort uit die afweging. Meer specifiek wijs ik op het volgende:

• Ten opzichte van sec de algemene vergadering (als opdrachtgever van de accountant en) als orgaan van de rechtspersoon is geheimhouding niet aan de orde. Feit is echter dat een aandeelhoudersvergadering van een beursfonds ook door derden wordt bezocht, ten opzichte van wie de accountant wel vertrouwelijkheid in acht moet nemen. Ontheffing daarvan vraagt toestemming van de opdrachtgever;
• Daarnaast zal de accountant de onderwerpen die worden toegelicht tijdens de vergadering met de voorzitter doornemen, om te voorkomen dat tijdens de algemene vergadering in strijd met de Verordening Marktmisbruik informatie wordt gedeeld;
• Er kunnen vervolgens onderwerpen zijn die tijdens de accountantscontrole aan de orde zijn geweest, maar waarvan het de accountant op grond van privacyregelgeving niet is toegestaan mededelingen te doen aan de algemene vergadering;
• Tot slot (maar niet het minst belangrijk) moet de accountant voor de communicatie tijdens de algemene vergadering een deugdelijke grondslag hebben. Juist om die reden zal hij de toe te lichten onderwerpen met de voorzitter van de vergadering bespreken, als extra waarborg voor die deugdelijke grondslag.

Alleen om deze redenen is toestemming van de voorzitter van de vergadering nodig. Het betekent niet dat de voorzitter van de vergadering bepaalt wat de accountant wel en niet mag zeggen. Ofwel (in reactie op Marcel Pheijffer): het is een handrem in de auto die je tijdens normale verkeersdeelname niet gebruikt, maar die soms wel nuttig en noodzakelijk is.

Historisch perspectief

Het is interessant om de rol van de accountant ook (kort) in historisch perspectief te zien.

Als eerste de Leer van het gewekte vertrouwen van Limperg: "De accountant is verplicht om zijn arbeid zo te verrichten, dat hij de verwachtingen, welke hij bij de verstandige leek opwekt, niet beschaamt; en, omgekeerd, de accountant mag geen grotere verwachtingen opwekken dan door de verrichte arbeid gerechtvaardigd wordt." Ofwel: de accountant moet aan de gewekte verwachtingen van de aandeelhouders voldoen (dat ziet op de 'volledigheid' van de informatieverstrekking) en de accountant moet een deugdelijke grondslag hebben voor datgene wat met de algemene vergadering wordt gecommuniceerd.

Vervolgens de agency-theorie, een belangrijke basis voor het (huidige) functioneren van accountants. Accountants vervullen een controlerende vertrouwensrol voor de principaal (aandeelhouders) die hun vermogen toevertrouwen aan de agent (bestuur van de onderneming). De principaal verwacht uiteraard dat de accountant het werk met de nodige professioneel-kritische scherpte zal uitvoeren, maar ook dat deze daarover verslag zal uitbrengen. Er is immers sprake van een aanzienlijke informatie-asymmetrie tussen de principaal (als opdrachtgever!) en de agent. In relatie tot de NBA-Handreiking: door de controleverklaring, maar evenzeer de verslaglegging daarover tijdens de algemene vergadering, vult de accountant door de toelichting op de controleverklaring en de uitgevoerde accountantscontrole dat hiaat in de informatie gedeeltelijk op.

Reactie op commentaren

Ik geef nog kort een reflectie op de commentaren.

Ik mag hopen dat aandeelhouders vooreerst geïnteresseerd zijn in de onderwerpen die er echt toe doen en in de controleverklaring worden geadresseerd.

De eerste reactie in het FD focust met name op onderwerpen als cultuur, cyber security, interne beheersing etc. En uiteraard kan de accountant hierover communiceren. Maar wel in het kader van de uitgevoerde controlewerkzaamheden en de verstrekte controleverklaring. De accountant voert geen specifiek onderzoek uit naar deze onderwerpen en zal die nuancering daarom ook in de communicatie laten doorklinken. En ik mag hopen dat aandeelhouders vooreerst geïnteresseerd zijn in de onderwerpen die er echt toe doen en in de controleverklaring worden geadresseerd: kernpunten van de controle, continuïteit en fraude. En daarnaast de controle van belangrijke posten in de jaarrekening, die wellicht niet specifiek in de controleverklaring worden benoemd.

Een regelmatig gemaakte vergissing in de commentaren op de handreiking is, dat deze niet verplicht om te communiceren over onderwerpen als cultuur, cyber security en interne beheersing, maar dat de accountant dit "in overweging wordt gegeven". De afweging die de accountant hierbij maakt is, naast relevantie, vooral of de accountant op basis van de uitgevoerde controlewerkzaamheden een deugdelijke grondslag heeft om de algemene vergadering over deze onderwerpen te informeren. Die deugdelijke grondslag, gecombineerd met de aard van deze onderwerpen, brengt mee dat de accountant hierover minder diepgaand zal communiceren dan over de onderwerpen die primair de aandacht vragen bij de controle van de jaarrekening.

Dat een duidelijke afbakening (tussen bestuur en accountant) ontbreekt, zie ik niet. De NBA-Handreiking maakt duidelijk dat bij veel onderwerpen het uitgangspunt bij de beantwoording van vragen is, dat het in beginsel de verantwoordelijkheid van het bestuur en de raad van commissarissen is om de algemene vergadering te informeren over zaken die de onderneming aangaan. Zoals de inhoud van de jaarrekening en de kwaliteit van het stelsel van cultuur, cyber security, interne beheersing, etc. De accountant informeert de algemene vergadering aanvullend over de uitgevoerde controlewerkzaamheden met betrekking tot die onderwerpen.

Gebalanceerd

Resumerend kom ik tot het volgende:

De accountant verstrekt alleen informatie waaronder een deugdelijke grondslag ligt.

• vanuit de primaire verantwoordelijkheid van de accountant ten opzichte van aandeelhouders (als opdrachtgever) hebben laatstgenoemden recht op informatie;
• vanuit zorgvuldigheid bij het opheffen van de geheimhoudingsplicht is het noodzakelijk met de voorzitter van de vergadering te overleggen en toestemming te verkrijgen (waarbij de accountant uiteraard alert is op de eigen verantwoordelijkheid);
• informatie die de onderneming raakt (dus ook onderwerpen als cultuur, cyber security en interne beheersing) moeten in eerste instantie door het bestuur worden toegelicht; en
• de accountant verstrekt vervolgens alleen informatie waaronder een deugdelijke grondslag ligt. Vanuit dat perspectief zal over belangrijke secties in de controleverklaring (kernpunten, continuïteit en fraude) uitgebreider en met meer zekerheid worden gecommuniceerd dan over andere onderwerpen.

NBA-Handreiking 1118 geeft voor het voorgaande op gebalanceerde wijze de juiste handvatten aan accountants, om in de komende algemene vergaderingen op te treden.