Björn Remmerswaal

Het nieuwe PE-systeem is op 1 januari 2021 ingevoerd voor alle accountants en kent een belangrijk verschil met het oude systeem: geen verplicht aantal PE-uren per jaar, maar een eigen plan van aanpak met persoonlijke leerdoelen en daarbij behorende activiteiten. De NBA noemt het nieuwe systeem output-based: Het nieuwe model meet kwalitatief in plaats van kwantitatief. Zo'n omslag in permanente educatie gaat uiteraard niet van de ene op de andere dag. De NBA besloot in 2018 tot een gefaseerde invoering van het nieuwe systeem en heeft dat vanaf 2019 met enkele pilots getest.

Tijdens de pilots en vanaf de invoering voor alle accountants is de nodige feedback binnengekomen bij de NBA, zowel positief als negatief. Volgens onderwijskundige Sebastiaan Huijbregts, die het PE-project bij de NBA begeleidt, is te merken dat oudere leeftijdsgroepen vaker negatieve feedback leveren dan jongere accountants. "Dat is ook wel te verklaren. Jonge mensen deden tijdens hun opleiding al uitgebreid ervaring op met deze nieuwe systematiek. De wat oudere accountants vinden het lastiger, want die zijn een vrijer kader niet gewend. Dus daar ontstaat weerstand, en vooral vanuit die hoek ontvangen we vragen over wanneer ze dan precies genoeg hebben gedaan, welke leerdoelen ze moeten kiezen, hoeveel uur er vereist is enzovoort. Vragen die duidelijk zijn ingegeven door hoe het oude systeem functioneerde."

'De wat oudere accountants vinden het lastiger, want die zijn een vrijer kader niet gewend.'

Frank van Gelder, senior stafmedewerker permanente educatie bij de NBA, merkt wel dat er inmiddels nog maar zelden accountants bellen met de helpdesk van de NBA die geen idee hebben. "Eens in de maand krijgen we nog wel een belletje van iemand die zich afvraagt waarom het niet lukt om PE-punten te registreren. Dat is ook wel logisch: We hebben veel gedaan aan voorlichting in de vorm van bijeenkomsten en webinars, waar in totaal zo'n vijfduizend mensen aan deelnamen. Daarnaast communiceren we natuurlijk ook via onze website en nieuwsbrieven. En accountantsorganisaties informeren vaak ook nog hun eigen medewerkers."

Van Gelder ziet momenteel op de helpdesk vooral vragen binnenkomen over het onderwerp duurzaamheid, omdat dat voor dit jaar een verplicht onderwerp is, waaraan acht uur moet worden besteed. "Dat zijn dan meestal vragen over hoe je richting kunt geven aan dit onderwerp binnen je eigen portfolio, hoe je leerdoelen formuleert, welke leerinterventies je moet kiezen enzovoort. We hebben een ontwikkelhulp voor het maken van het portfolio op de website geplaatst, maar je merkt toch dat een deel van de accountants hierover nog wat onzeker is."

Flexibel

Het systeem biedt volgens Van Gelder echter juist in dit soort gevallen een belangrijke mate van flexibiliteit. "Het instappunt van het kennisniveau over duurzaamheid varieert sterk, waardoor leerinterventies en leerdoelen flink kunnen verschillen. In het verleden schreven we een curriculum voor bij verplichte onderwerpen, geaccrediteerd door de NBA. Als je dat curriculum volgde, voldeed je aan de norm. Maar het hield weinig rekening met onderlinge verschillen. Het nieuwe systeem biedt ruimte voor de verschillen in kennisniveau, waardoor iedereen individueel kan bepalen wat er nodig is om een goede stap te maken."

'Kom je er niet uit, dan staan we altijd klaar voor een coachend gesprek om je op weg te helpen.'

Huijbregts legt uit dat veel accountants via de kantoren waar ze werken in het nieuwe systeem worden meegenomen, maar dat de NBA zich ook realiseert dat accountants in business het vaak helemaal zelf moeten doen. "Daarvoor is de website het belangrijkste hulpmiddel, daar staat alle info op die je nodig hebt en binnen een halfuurtje of een uur ben je op weg. Kom je er niet uit, dan staan we altijd klaar voor een coachend gesprek om je op weg te helpen."

Van Gelder voegt toe dat het opstellen van het portfolio vooral de eerste keer wat meer tijd kost, maar omdat het cyclisch is, betaalt die investering zich de volgende jaren terug. "Er ontstaat een rode draad, het wordt een levend document gedurende je carrière. En de NBA kan altijd meekijken en helpen bij alle onderdelen van het systeem."

Het nieuwe systeem zit nog steeds in de trial-fase, benadrukken Huijbregts en Van Gelder. "In deze fase kijken we hoe goed het werkt, of we mensen goed meekrijgen in de systematiek. Over een jaar of zes kunnen we goed meten hoe het bijdraagt aan de kwaliteit van de accountant. Daarnaast komt er nog een uitgebreide evaluatie van de nieuwe systematiek, waarvan het rapport in 2024 wordt opgeleverd."

Fraude

Bij het nieuwe systeem hoort het beoordelen van portfolio's. Dat een vorm van controle nodig is, werd eind vorig jaar pijnlijk duidelijk, toen bekend werd dat er mogelijk fraude is gepleegd bij interne PE-trainingen bij KPMG. De NBA liet weten naar aanleiding van dat incident de eigen procedures met betrekking tot permanente educatie nog eens tegen het licht te houden. Bij het doorlichten is nagegaan of de procedures op welke manier dan ook ruimte laten voor frauduleus handelen door accountants. "Daarbij stelden wij vast dat geen enkel systeem voor permanente educatie waterdicht is", aldus de NBA.

'Over een jaar of zes kunnen we goed meten hoe het bijdraagt aan de kwaliteit van de accountant.'

Volgens Huijbregts was de hoge boete die EY wegens examenfraude medio 2022 in de VS ontving ook al een flinke waarschuwing. "We kunnen er niet zoveel mee als het binnen kantoren gebeurt en wordt gefaciliteerd, maar we zijn er wel alert op. Een van de maatregelen die we nemen is dat we accountants vragen het PE-portfolio aannemelijk te maken. Op het moment dat onderbouwing ontbreekt, dan interpreteren we dat als dat je gewoon maar wat opschrijft. Zo'n interpretatie is strenger dan wat we het afgelopen jaar deden. Nu rekenen we nog wat meer op de professioneel-kritische instelling, maar dat gaan we in de toekomst minder doen."

Op de website van de NBA staat beschreven hoe het nieuwe toezichtkader werkt. Huijbregts legt uit dat het beoordelingssysteem datagedreven en risicogewogen is. De NBA werkt met interne en externe assessoren. Aan de hand van verschillende criteria kunnen accountants binnen een steekproef vallen, waarna een portfolio twee keer wordt beoordeeld door assessoren, die niet van elkaar weten welke dossiers ze hebben. Voor de beoordeling wordt een zogenoemde rubrics-methode gebruikt. Die methode moet ervoor zorgen dat de beoordeling door alle assessoren zoveel mogelijk op dezelfde manier plaatsvindt.

'Nu rekenen we nog wat meer op de professioneel-kritische instelling, maar dat gaan we in de toekomst minder doen.'

"In negentig procent van de gevallen zijn de assessoren het met elkaar eens, maar als dat niet zo is dan gaat het dossier naar een derde assessor. Het eindoordeel gaat naar de accountants, eventueel met tips als het maar net voldoende is. Is het portfolio voor verbetering vatbaar, dan schrijven we een persoonlijke brief met een stukje coaching. We geloven in dit stadium nog niet in onvoldoendes, die brief is echt bedoeld om je een niveau hoger te tillen in het proces", aldus Huijbregts.

Hij benadrukt dat er nog geen onvoldoendes worden uitgedeeld, omdat het systeem nieuw is. "Sinds vorig jaar pas zitten alle accountants in het systeem. Daar moeten we allemaal in groeien en aan wennen, dus we rekenen mensen er nog niet op af. Tenzij je echt helemaal niets of nauwelijks iets indient. Dan wordt het een ander verhaal en volgt er mogelijk een stap naar de tuchtrechter."

Capaciteit

De hoeveelheid assessoren is volgens Huijbregts nog niet helemaal op het gewenste peil, maar zou volgend jaar op volle sterkte moeten zijn. Het doel is om elke accountant elke zes jaar een keer in een steekproef te laten vallen, om zo gelijk te lopen met het aantal steekproeven dat de Raad van Toezicht uitvoert.

Huijbregts: "We zijn onder meer onze schil externe assessoren aan het uitbreiden. Een assessor moet eerst door een stuk opleiding en coaching heen en dat nemen we serieus. Een assessor moet een accountant zijn en moet onderwijskundige ervaring hebben. We willen uiteraard ook verschillende soorten accountants, zodat een portfolio altijd bij een assessor komt die het werkveld van die accountant kent." De SRA beoordeelt ook portfolio's van de eigen leden. Die portfolio's kunnen ook door de NBA beoordeeld worden, maar de kans dat ze worden opgeroepen is wel kleiner.

Flexibiliteit

Huijbregts en Van Gelder zijn beiden enthousiast over de flexibiliteit die het nieuwe systeem biedt en waarvan zij nu ook in de praktijk goede voorbeelden zien. Huijbregts: "We hadden vorig jaar een accountant die bij een kantoor werkt in de buurt van de Belgische grens, waardoor hij ook weleens Belgische klanten heeft. Daar gelden andere regels, dus hij besloot een cursus Belgian GAAP te volgen. Dat kan hij in het nieuwe systeem gewoon opvoeren in zijn portfolio." Van Gelder: "Een ander voorbeeld is iemand die een MA Fiscaal Recht deed in Groningen. In het oude systeem was dit geen geaccrediteerde opleiding, maar nu is dat een prima toevoeging bij de leerdoelen van deze accountant."

'Als je zomaar een cursus mindfulness op je portfolio zet, dan roept dat natuurlijk vragen op.'

Huijbregts legt uit dat ook leerdoelen die hebben te maken met hoe je überhaupt omgaat met werk, een plek kunnen hebben in het portfolio. "Als je zomaar een cursus mindfulness op je portfolio zet, dan roept dat natuurlijk vragen op. Maar geef je aan dat je die cursus volgt omdat je de vaardigheden kunt gebruiken om duurzaam inzetbaar te blijven als accountant, dan is er veel mogelijk. Het moet natuurlijk in een juiste mix zitten met de rest van het portfolio en we kijken ook naar meerdere jaren. Heb je bijvoorbeeld een burn-out gehad, dan is het logisch dat je tijdelijk wat meer van dat soort cursussen doet."

Huijbregts en Van Gelder vinden het jammer dat er nog altijd accountants zijn die het nieuwe systeem als 'schoolser' zien. In een vorig artikel over het nieuwe PE-systeem werd duidelijk dat het schoolse aspect vooral wordt gekoppeld aan het reflectieverslag. "Het is alsof je met je opstel bij de meester moet komen om een stickertje te krijgen. Waarom is het niet voldoende om aan te geven wat je hebt gedaan om je leerdoelen te bereiken en daarmee klaar?", vroeg Bob de Lange van Wattel Accountants zich destijds af. De Lange noemt in het artikel ook dat hij het reflectieverslag tijdrovend en complex vindt.

Van Gelder: "Het nieuwe systeem is juist vrijer. De mogelijkheden zijn groter, het is minder rigide."

'Het nieuwe systeem is juist vrijer. De mogelijkheden zijn groter, het is minder rigide.'

Huijbregts legt uit dat het in de praktijk ook meevalt met de complexiteit van die reflectie. "Uiteraard helpt een goede reflectiemethodiek, zoals STARR of Korthagen, ons bij het beoordelen van een portfolio en het helpt de accountant zelf ook. We beoordelen echter niet het onderwijskundige talent van accountants, het gaat ons echt om de inhoud. Als we daar een goed beeld van krijgen, dan maakt het niet uit welke methodiek er bij de reflectie is gebruikt."

De basis van het nieuwe systeem is volgens Huijbregts dan ook binnen een uurtje te begrijpen. En als je je verder wilt verdiepen in het systeem, dan is een halve dag kijk- en leeswerk ruim voldoende. "En die tijd wordt geaccepteerd als PE-activiteit! Een webinar over de nieuwe PE-systematiek volgen, dat is gewoon acceptabel. Het moet alleen niet elk jaar weer op het portfolio staan."