Peter Steeman

De ene community is de andere niet. Terwijl sommige communities het afgelopen jaar de eerste stapjes zetten om zich te verbinden met hun doelgroep, heeft de Community Compliance Officers al een indrukwekkende staat van dienst opgebouwd. Marlène Jans, director corporate governance & culture bij RSM Netherlands Business Consulting Services, vormt samen met Louis de Bruijn, internal control & compliance manager bij AirFrance KLM Cargo, de tandem die bijeenkomsten over compliance organiseert. Dat gebeurde ook al voor er van een community sprake was.

Voor Louis de Bruijn begon het avontuur zo'n zes jaar geleden, toen hij door de NBA werd gevraagd of hij een bijeenkomst wilde organiseren voor compliance officers. Dat leidde tot een kennisgroep Compliance. Twee jaar later werd het contact met Marlène Jans gelegd. Het kernteam heet nu community, maar de insteek is hetzelfde. Alleen nu met meer ondersteuning vanuit de NBA. De Bruijn: "We hebben een communitymanager - Pauline van der Hoff, die op dit moment wordt vervangen door Johan Scheffe - en een platform. Dat is heel handig. Je kan er presentaties vinden en een chatsessie beginnen."

'Tijdens zo'n bijeenkomst loop je naar binnen met onbekenden, maar al snel breekt het ijs en worden vervolgafspraken gemaakt.'

"Een gouden greep", noemt Jans de samenwerking. "Ik was binnen de Vereniging van Compliance Officers (VCO) al actief, omdat ik vond dat er te weinig aandacht was voor gedrag en cultuur. Compliance wordt vaak gezien als een instrument om problemen op te lossen, terwijl je veel problemen juist voorkomt als je vanuit compliance voldoende aandacht besteedt aan integer gedrag en een integere organisatiecultuur. Om die reden werd ik gevraagd om te spreken op een bijeenkomst van de kennisgroep Compliance. Louis vroeg mij om samen compliance binnen de NBA op de kaart te zetten. Dat zag ik direct zitten. We begonnen met zijn tweeën. Op de eerste bijeenkomst kwamen al meteen honderdtwintig mensen af."      

Brede blik

Sinds afgelopen zomer is het kernteam uitgebreid met Stefanie Berends-van Zoest, compliance auditor bij EY. "Het geeft veel voldoening om kennis over te dragen en te zien hoe anderen dat weer doorgeven", aldus Berends-van Zoest. "Ik krijg er veel energie van. De bijeenkomsten zijn laagdrempelig en gaan over onderwerpen die leven binnen de beroepsgroep. Mensen willen weten wat er speelt. We hebben voor een bijeenkomst bijvoorbeeld Transparency International uitgenodigd, een ngo die zich bezighoudt met wereldwijde corruptiebestrijding. Die doen onder andere onderzoek naar witwassen. Je krijgt zo een brede blik. Dat is prettig, helemaal als je de enige compliance officer binnen een organisatie bent."

Voor een andere bijeenkomst werden twee sprekers van DNB en een forensisch accountant uitgenodigd om te praten over de SIRA (Systematische Integriteitsrisicoanalyse). "Dat is een methode die veel organisaties, ook buiten de financiële sector, gebruiken voor een integere bedrijfsvoering. De interactie tussen sprekers en publiek leverde een heel boeiende sessie op", vertelt Berends-van Zoest. "Wat ziet DNB vanuit haar rol als toezichthouder? Wat kan beter en waar komt nieuwe guidance voor? Al deze vragen kwamen aan bod."

'Je krijgt zo een brede blik. Dat is prettig, helemaal als je de enige compliance officer binnen een organisatie bent.'

In de afgelopen twee jaar organiseerde de community veertien bijeenkomsten, die goed werden bezocht. "We hebben een bijeenkomst over early warning signals gehad", aldus Jans. "Daarin werd de boekhoudfraude bij het Duitse fintechbedrijf Wirecard als uitgangspunt gebruikt. Uit onderzoek blijkt dat met signalen waaruit je kon afleiden dat zaken niet klopten niets werd gedaan. Een early warning signal is bijvoorbeeld een uitstroom van kritische medewerkers, of een gebrek aan tegenspraak in de boardroom. Als je dat soort signalen herkent, kan je er in een vroeg stadium op acteren. In november hebben we een bijeenkomst over het nieuwe three lines-model gehad. Dat is een update van het bekende three lines of defense model."

Voelhoorns

Aan ideeën voor nieuwe bijeenkomsten is geen gebrek. De Bruijn: "Het domein van de compliance officer is zo breed. Compliance is heel erg in ontwikkeling. Traditioneel is de compliance officer degene die zorgt dat je aan wet- en regelgeving voldoet. Nu gaat het veel meer om de vraag: Hoe zorgen we dat we een integere organisatie worden of blijven? Neem de discussie rond ESG (Environmental, Social, Governance). Wat is de rol van de compliance officer daarin? En hoe breng je dat in praktijk? Er is behoefte aan kennis maar ook context. Daarin kan je bijvoorbeeld voorzien door een paneldiscussie met deelnemers vanuit verschillende branches."

'We geven sprekers geen vergoeding. Wat we ze bieden is een interessant publiek en een stevige discussie.'

Het kiezen van een thema is gedeeltelijk gebaseerd op een onderbuikgevoel. "Je ontwikkelt voelhoorns", aldus Jans. "Het begint met een waslijst aan onderwerpen waarover we met elkaar sparren. Worden we er blij van of niet? Elk thema moet aan een aantal voorwaarden voldoen. Het moet actueel zijn, invloed hebben op ons dagelijks werk en je moet er een kwalitatief goede spreker voor kunnen uitnodigen. We geven sprekers geen vergoeding. Wat we ze bieden is een interessant publiek en een stevige discussie." Berends-van Zoest: "Iedereen zegt ja. Dat zegt wel iets over ons. Wij hebben een goede naam."

Gemotiveerd

Kwaliteit gaat voor kwantiteit. "De opkomst verschilt per onderwerp, maar dat is niet erg", aldus De Bruijn. "Een bijeenkomst over tax compliance trekt minder mensen dan een over SIRA. In het ene geval zijn het er veertig, in het andere meer dan honderd. Het belangrijkste is dat je gemotiveerde deelnemers hebt. Ik heb liever een compacte groep die stevig discussieert, dan een zaal met honderdvijftig mensen die niets zeggen. Dat is ook het nadeel van een webinar. Je bereikt makkelijk een grote groep, maar je bent al snel alleen maar aan het zenden."

"Groeien als community is niet onze grootste ambitie", vult Berends-van Zoest aan. "We willen vooral de kwaliteit van onze bijeenkomsten behouden en verbeteren voor geïnteresseerde deelnemers. Dat kan zowel online als offline. De online bijeenkomsten zijn een succes, maar de energie bij een fysieke bijeenkomst is veel groter. Je ontmoet mensen die je anders niet zo snel tegenkomt. Tijdens zo'n bijeenkomst loop je naar binnen met onbekenden, maar al snel breekt het ijs en worden vervolgafspraken gemaakt. Die spin-offs zijn onbetaalbaar."