NEMACC

NEMACC-onderzoek: Soft controls voor de adviserende mkb-accountant

Mkb-ondernemers doen steeds vaker een beroep op hun accountant met vragen over soft controls. Deze klanten zijn zich ervan bewust dat zij met soft controls aan de slag moeten. De vraag is alleen: hoe? NEMACC deed onderzoek.

Advieswerk bepaalt voor een groot deel de toegevoegde waarde van de mkb-accountant. Het NEMACC-onderzoek geeft de mkb-accountant concrete handvatten om soft controls als instrument in te zetten in zijn of haar adviespraktijk. Hiermee kan de mkb-accountant de mkb-ondernemer inzicht geven in de wenselijkheid, de toepassing en de verbetering van soft controls. Dit helpt bij het realiseren van doelen van de mkb-onderneming. 

Weegschaal 900x590

Wat zijn soft controls?

Eerder bracht NEMACC een rapport uit over vaktechnische handvatten voor de adviserende mkb-accountant. Voor dit type opdrachten is immers veelal geen standaard aanwezig. Daarnaast zijn er rapporten over de adviesrol bij financiering, risicomanagement en managementinformatie. En nu is er het NEMACC-rapport over de advieskansen van soft controls voor de mkb-accountant. Maar wat zijn soft controls eigenlijk precies?

Die vraag is niet zo eenvoudig te beantwoorden, omdat een eenduidige definitie van soft controls er (nog) niet is. Het gaat om 'niet-tastbare gedragsbeïnvloedende factoren in een organisatie of (beheersings)maatregelen die appelleren aan het persoonlijk functioneren van medewerkers'. Soft controls worden nogal eens verward met soft skills ofwel sociale vaardigheden, maar dat zijn twee verschillende zaken, al lijken de bewoordingen op elkaar. Soft controls zijn zachte beheersmaatregelen die invloed hebben op de houding en het gedrag van medewerkers in een onderneming. Deze maatregelen 'raken' de persoon zelf. Ze zijn daardoor moeilijker waarneembaar, maar kunnen wel erg effectief zijn. 

Waarom soft controls?

Problemen met het 'in control zijn' op de houding en het gedrag staan het goed functioneren en presteren van mkb-ondernemingen in de weg. Uitsluitend harde controls, zoals procedures, regels en richtlijnen, geven niet het beoogde resultaat. Om de gewenste cultuur te creëren zijn aanvullend 'soft controls' nodig.

Het gaat om maatregelen die van invloed zijn op bijvoorbeeld motivatie, betrokkenheid, loyaliteit, vertrouwen, ethisch handelen en integriteit, zelfsturend handelen en normen en waarden. Voorbeelden van soft controls zijn voorbeeldgedrag (tone at the top), ruimte om incidenten te melden en het creëren van verantwoordelijkheidsbesef. 

En waarom soft controls voor de mkb-accountant?

Uit onderzoek blijkt dat gedragspatronen een zekere voorspellende waarde hebben. In het mkb zijn veelal geen of maar beperkt hard controls aanwezig of mogelijk. Dit maakt dat juist in het mkb soft controls waardevol kunnen zijn. Het adviseren over soft controls geeft een kans om de klant te ondersteunen in het behalen van zijn of haar doelen. 

Maar bestaan er bij mijn mkb-klant met vijf man personeel in dienst dan wel soft controls? Jazeker. Iedere onderneming, ongeacht omvang en aantal werknemers, heeft een cultuur. In het mkb wordt die vaak bepaald door de ondernemer zelf. Maar ook het type branche en werkzaamheden speelt een rol. Zo zullen bij een notariskantoor met vijf man personeel andere normen en waarden gelden dan bij een tuinbouwbedrijf. 

Vijf dimensies

Het NEMACC-rapport gaat uit van een vijf dimensies (figuur 1). Deze dimensies zijn tot stand gekomen in een uitgebreid vooronderzoek van de Hogeschool Rotterdam en de Hogeschool van Amsterdam. (Onderzoek 'Het mkb met soft controls in control', mede mogelijk gemaakt door regie-orgaan SIA. Dit vooronderzoek leverde de gevalideerde Soft Control Scan op.) Deze vijf dimensies vertegenwoordigen in feite de verschillende aspecten van de cultuur binnen een onderneming.

NEMACC-onderzoek Soft controls kader 1 900x590px

Figuur 1: De vijf dimensies van soft controls 

Als voorbeeld nemen we de dimensie 'vertrouwen'. Bij vertrouwen gaat het enerzijds om het vertrouwen dat de leidinggevende heeft in zijn/haar medewerkers en anderzijds om het vertrouwen binnen teams. Het geven van aandacht en de dialoog opzoeken zijn keuzes voor een bepaald gedrag in organisaties. En gedrag is bepalend voor vertrouwen. Leiderschap speelt daarbij een belangrijke rol zodat zaken niet alleen worden gepredikt maar ook echt worden besproken en verbeterd. De mate van vertrouwen in elkaar is weer essentieel om doelstellingen te realiseren. 

Stappenplan

Mkb-accountants kunnen ondernemers ondersteunen om soft controls te verbeteren. Daarvoor hebben de onderzoekers een vierstappenplan ontwikkeld, zoals weergegeven in de roadmap (figuur 2).

NEMACC-onderzoek Soft controls kader 2 900x590px

 

Figuur 2: De roadmap van soft controls 

In stap 1 Signaleer je als mkb-accountant tijdens je reguliere werkzaamheden veranderingen in IT-systemen, wet- en regelgeving, de markt, privéomstandigheden van de klant of wijziging in de levensfase van de onderneming. Deze kunnen invloed hebben op de mate van ‘in soft control’ zijn en dus actie van je vragen. 

Om inzicht te krijgen of en in hoeverre je klant 'in soft control is', kun je vervolgens in stap 2 de Quick Scan inzetten. Deze biedt in grote lijnen inzicht in welke dimensie(s) het grootste verbeterpotentieel ligt. Je beantwoordt de Quick Scan vragen zelf of samen met de ondernemer. De Quick Scan kun je hanteren als gespreksdocument met je klant, maar bijvoorbeeld ook voor je bedrijfsverkenning als onderdeel van de samenstellingsopdracht.

De Soft Control Scan - stap 3 - biedt meer in detail inzicht in de mate van in soft control zijn en waar precies het grootste verbeterpotentieel ligt. Deze gevalideerde Scan bestaat uit 37 stellingen, verdeeld over de vijf dimensies. Zowel de ondernemer als de medewerkers kunnen de scan invullen. Ieder ontvangt een individuele, persoonlijke rapportage. Als mkb-accountant heb je inzage in het geaggregeerde groepsrapport.

De uitkomsten van de Soft Control Scan bespreek je vervolgens met de ondernemer. In stap 4 adviseer je je klant met behulp van de themakaarten per dimensie hoe hij meer ‘in soft control’ kan zijn. Bij het advies maak je een afweging tussen hard controls en soft controls om tot een optimale balans te komen.

Kortom: een complete toolbox.

Onderzoekers NEMACC-onderzoek naar soft controls voor de mkb-accountant

Drs. Saskia Ludwig-de Bruijn MA, onderzoeker Kenniscentrum Business Innovation, Hogeschool Rotterdam

Dr. Maaike Lycklama à Nijeholt, lector Finance & Business Innovation Kenniscentrum Business Innovation, Hogeschool Rotterdam

Desiree Meurs MSc, docent-onderzoeker Kenniscentrum Business Innovation, Hogeschool Rotterdam

Dr. Antoinette Rijsenbilt, onderzoeker Erasmus Universiteit, lid Dagelijks Bestuur NEMACC

Drs. Melanie de Ruijter-Weiss RA, docent-onderzoeker Kenniscentrum Business Innovation, Hogeschool Rotterdam

Elly van der Velden AA, trainer/adviseur bij Kriton en lid Accountantskamer.

 

NEMACC-documentatiecentrum

NEMACC startte in 2012 met als doel ondersteuning en profilering van de maatschappelijke betekenis van de mkb-accountant, via (toegepast) wetenschappelijk onderzoek. Daarvoor werkte de NBA nauw samen met de Erasmus Universiteit Rotterdam (EUR). De activiteiten van NEMACC zijn afgerond in 2020. De rapportages en brochures van NEMACC zijn ondergebracht in een documentatiecentrum, dat door de NBA wordt beheerd via nba.nl. Op de website van de NBA is ook informatie te vinden over de reeks symposia die NEMACC in de afgelopen jaren heeft georganiseerd.

Meer informatie over soft controls voor de mkb-accountant is beschikbaar via het NEMACC documentatiecentrum. Via MijnNBA.nl kunnen accountants inloggen om toegang te krijgen tot de Soft Control Scan. Hier zijn voor de mkb-accountant geen kosten aan verbonden. 

Gerelateerd

4 reacties

J.N. Weezenberg RA

Theorie X en theorie Y zijn twee mensbeelden over het functioneren van mensen in een organisatie in een theorie die door Douglas McGregor in 1960 werden beschreven in zijn boek The Human Side of Enterprise. In deze theorie koppelt hij typische opvattingen over veronderstelde kenmerken van medewerkers aan de wijze waarop ze gemotiveerd moeten worden. In theorie X stuurt een manager zijn medewerkers aan door middel van opdrachten en controle daarop, terwijl de manager in theorie Y zich richt op consensus en participatie. Dit zou volgens McGregor zowel voor bedrijf als voor medewerker voordelig zijn. Voor de medewerker omdat het werk meer plezier en bevrediging oplevert en voor het bedrijf omdat het meer uit de werknemer kan halen door de uitoefening van verbeelding, vindingrijkheid en creativiteit bij het oplossen van organisatorische problemen.[1]

Bij Theorie Y gaat men ervan uit dat mensen van nature graag werken, zichzelf onder controle kunnen houden en creatief zijn. De Y theorie was een visie van McGregor hoe mensen met elkaar zouden moeten samenwerken in een organisatie. Motivatie wordt in deze situatie verkregen via betrokkenheid en inspraak.

Maslow was een groot voorstander van de methode volgens theorie Y, door hem Eupsychian Management genoemd. Hij paste dit een jaar lang toe bij een klein bedrijf in Zuid-Californië, maar dit mislukte volledig. Hij stelde dat theorie Y te veel verantwoordelijkheid en zelfdiscipline vroeg van mensen en dat er ook hier structuur en richting nodig was om mensen tegen zichzelf te beschermen. Zoals anderen kwam hij met een theorie Z; anderen waren Reddin en Ouchi. Deze utopische benadering moest maken dat men zichzelf volledig kon ontplooien.
Warren Bennis, een goede vriend van McGregor, kwam tot dezelfde conclusie bij zijn poging om de universiteit van Buffalo te hervormen. Ondanks het grote enthousiasme waarmee men begon, wist men ook hier geen resultaat te boeken door gebrek aan structuur en doelstellingen.


J.N. Weezenberg RA

@Cor Kocks 11 September 2020Managerial

Geachte Heer Kocks,
In 1964 was ik werkzaam als administrateur van de recentelijk opgerichte Philips Computer Industrie (werknemer nummer 22...).
Onze eerste opdracht was het opbouwen van de organisatie met beoogde afdelingschefs voor ontwikkeling, fabricage, kwaliteitsdienst, etc.

Allemaal enorm taakgerichte mensen, met uiteraard flink wat spanningen.

Er moest meer aandacht komen voor aandacht van de medewerkers en dus moesten alle "jonge honden "naar een meerdaagse in-house conferentie over het meest actuele onderwerp uit de management organisatie wereld, de theorie van Blake % Mouton, het Leiderschapsmodel (The Managerial Grid)

Omschrijving:
De Managerial Grid van Blake en Mouton is een bekend model als het gaat om het typeren van verschillende leiderschaps-stijlen.
Het model bevat twee assen.
Op de horizontale as wordt de taakgerichtheid gegeven. Op de verticale as komt de aandacht van de manager voor de medewerker en haar omgeving tot uiting. Hoe hoger de score (van 1 tot en met 9) hoe meer aandacht de manager heeft voor respectievelijk de taak en/of de medewerker. Zo ontstaan 91 leiderschapsstijlen waaruit de 5 basis leiderschapsstijlen zijn afgeleid enz. enz.

Door voortdurend aanpassen ontstaat uiteindelijk de ideale
combinatie voor team management.

Een week na terugkeer op onze thuisbasis was iedereen dit moois weer vergeten.

Misschien kwam dit omdat de term soft controls nog niet was uitgevonden ?
Want dit was precies hetzelfde als wat nu als hoogste wijsheid wordt gepresenteerd.

Misschien kwam het ook omdat leiderschap nu eenmaal sterk situatie gebonden is.

Aardige tekst uit het basisboek van Keuning en Eppink: de verschillende rollen van de manager.
Werkt sterk relativerend !

Vriendelijke groet,


J.N. Weezenberg RA

J.N. Weezenberg RA

@Cor Kocks 11 September 2020

Geachte Heer Cocks,
Soft Controls bestaan wel degelijk !
Zie het rapport van KPMG "8 basic soft controls " met daarin o.a. een prachtig schema.


Maar in dat rapport lees ik letterlijk :

" Pas als compliance managers inzicht hebben in de factoren die goed en slecht gedrag bevorderen, komen zij in de positie om dat gedrag ook te beïnvloeden "

Hoe ze dat in een beetje complexe organisatie moeten doen, en hoe ze aan de nodige kennis en ervaring moeten komen staat er helaas niet bij.

Maar KPMG weet raad !

Maar U heeft dus wel gelijk : Je kan er niks mee, maar er zijn weer wat "managers" en adviseurs die er met wollige taal een boterham aan verdienen.

P.S. In de toelichting bij het onderzoek is te lezen, dat slechts iets meer dan 30% de vragenlijst wilde invullen en dat de rest of liet weten belangrijker zaken te doen te hebben of helemaal niet reageerde.


Vriendelijke groet,
J.N. Weezenberg RA

Cor Kocks

Kennelijk is het de NEMAC nog steeds niet bekend dat soft controls niet bestaan.

Reageren op een artikel kan tot drie maanden na plaatsing. Reageren op dit artikel is daarom niet meer mogelijk.

Aanmelden nieuwsbrief

Ontvang elke werkdag (maandag t/m vrijdag) de laatste nieuwsberichten, opinies en artikelen in uw mailbox.

Bent u NBA-lid? Dan kunt u zich ook aanmelden via uw ledenprofiel op MijnNBA.nl.