Tjibbe Bosman

Accountants, die zoveel praten over big data, hebben verrassend weinig data over hun eigen werk en kwaliteit. Dat is een belangrijk inzicht uit het CTA-rapport. Nu is het aan ons als beroep om hier de handschoen op te pakken. In mijn promotieonderzoek en bij mijn werk voor de Foundation for Auditing Research (FAR) loop ik regelmatig tegen deze data-beperkingen aan. Daarom een aantal praktische suggesties om dit te verbeteren.

De NBA

Eén van de belangrijkste kerntaken van de NBA is het bijhouden van het accountantsregister. Een blik in het beroepsregister leert ons echter dat het zoeken erin onnodig lastig is. In het register komen meer dan 27.000 namen voor. Een aantal praktische problemen met de huidige informatiestructuur:

• Veel voorkomende namen leveren te veel resultaten op om efficiënt weer te kunnen worden gegeven. 'Jong' levert bijvoorbeeld 242 resultaten op en 'Bosman' 25. Zoeken op 'T. Bosman' is niet mogelijk.
• Verschillende keren komen exact dezelfde namen in het register voor, waarbij het verschillende personen betreft.
• Meisjesnamen en namen na het huwelijk maken het zoeken nog lastiger.
• Bij meer dan 1.800 leden ontbreekt informatie tot welke ledengroep zij behoren.
• Voor tuchtrechtelijke veroordelingen moet nog extra worden doorgeklikt, terwijl dit toch essentiële informatie is.

Dit maakt het NBA-register lastig hanteerbaar voor gebruikers, terwijl zij juist gebaat zijn bij een betrouwbaar en efficiënt register waarop zij praktisch blind mogen vertrouwen. Er ontbreken unique identifiers in het NBA-register. Interessant genoeg geeft de AFM in haar vergunningenregister wel het NBA-inschrijvingsnummer weer; als de NBA dit ook zou doen zou dit al een belangrijke verbetering zijn. Waarom vermelden we bij het tekenen van verklaringen niet ons inschrijfnummer bij de NBA?

'Waarom vermelden we bij het tekenen van verklaringen niet ons inschrijfnummer bij de NBA?'

Als een niet-accountant of een doorgehaalde accountant een verklaring zou tekenen en de gecontroleerde organisatie zou deze bij de KvK deponeren, dan zou dit nu in eerste instantie niemand opvallen. Bij de KvK wordt geen formele check gedaan of iemand inderdaad accountant is en of een onderneming al dan niet controleplichtig is. Een gebruiker van de jaarrekening zou eerst de jaarrekening bij de KvK moeten aankopen, helemaal door moeten scrollen naar de accountantsverklaring  en in het NBA-register naar de naam moeten gaan zoeken. Wanneer de gebruiker dan met veel moeite de desbetreffende accountant heeft kunnen identificeren, dan pas kan hij/zij doorklikken op 'meer informatie', om te zien dat deze persoon ten tijde van de jaarrekeningcontrole helemaal niet mocht tekenen. Mijns inziens een onwenselijk complexe situatie en een onnodige zwakte in het systeem. Waar de gebruiker vervolgens het vermoeden van onrechtmatig titelgebruik op de NBA-website kan melden is ook onduidelijk.

De AFM

Het vergunningenregister van de AFM biedt interessante informatie met betrekking tot de huidige situatie per vergunninghouder. Helaas ontbreekt echter historische informatie. Bij jaarrekeningen en andere bedrijfsinformatie gaat het bijna altijd over historische informatie, dus ook welke accountant wat getekend heeft. Als bijvoorbeeld een partner van een kantoor een jaarrekening heeft goedgekeurd en vervolgens bij de accountantsorganisatie vertrekt, is deze persoon niet meer te zien in het AFM-register. Terwijl de jaarrekening wel onder de AFM-vergunning van de desbetreffende accountantsorganisatie door een accountant is goedgekeurd. Daarnaast bleek uit mijn onderzoek dat in het AFM-register 22 (!) veroordelingen van openbare accountants ontbraken, die wel in het NBA-register voorkwamen. Ook op dit register zou de gebruiker blind mogen kunnen vertrouwen, zo ook op volledigheid ervan.

Kwaliteitsbeheersingssystemen

Als er in Duitsland bij grotere accountantsorganisaties moet worden getekend, dan zijn daar altijd minimaal twee Wirtschaftsprüfer (WP's) voor nodig. Dit is een belangrijke kwaliteitsbeheersingsmaatregel. Daarnaast hebben de twee WP's ook nog het zegel van de accountantsorganisatie nodig, ook hier is functiescheiding aangebracht. De kwaliteitsafdeling beheert de zegel, controleert alle te tekenen stukken nog eens op formaliteiten, spelling en opvallende zaken en verstuurt de digitale en te ondertekenen documenten pas als de bevestiging bij de jaarrekening (letter of representation) in het origineel is ontvangen*.

'Opvallend is dat een groot aantal accountants-organisaties niet kan zeggen hoeveel wettelijke controleverklaringen ze per jaar hebben afgegeven'

Daarnaast krijgen de te tekenen stukken een uniek nummer, dat weer voor de interne kwaliteitsinspectie wordt gebruikt. Zo weet de accountantsorganisatie zeker dat alle stukken aan een interne kwaliteitsreview onderworpen kunnen worden. Zonder het zegel van de accountantsorganisatie is de wettelijke controleverklaring niet rechtsgeldig.

Dit is een vrij eenvoudig proces en zorgt voor veel zekerheid omtrent de uitgaande verklaringen; mijns inziens kunnen wij hier in Nederland veel van leren. Opvallend is bijvoorbeeld dat een groot aantal accountantsorganisaties niet eens kan zeggen hoeveel wettelijke controleverklaringen ze per jaar hebben afgegeven. Zelfs bij oob-accountantsorganisaties staat wel eens in het transparantieverslag "we doen ongeveer X wettelijke controles per jaar".

Accountantsdossiers

De waarde van de accountantsverklaring zit in de onderbouwing van het oordeel en het vertrouwen dat dit aan de informatie toevoegt. Deze onderbouwing is behalve voor de paar accountants en assistenten die aan een opdracht werken hermetisch voor de rest van de accountantsorganisatie afgesloten. Zelfs bureau vaktechniek of compliance kunnen vaak niet bij het dossier zonder toestemming van de betrokken partner of manager. Is dit wel een wenselijke situatie? Mag een partner zeggen: "Vaktechniek, voor je kijken, doorlopen, niets te zien hier!", of een interne inspectie onnodig lang rekken?

Door deze datastructuur kan nu vaak niet centraal worden gemonitord waar het mis dreigt te gaan, welke teams te sterk onderbezet zijn en waar aanvullende hulp nodig is. Er wordt getekend namens de accountantsorganisatie; waarom heeft (het kwaliteitsmanagement van) deze accountantsorganisatie dan niet automatisch volledige toegang tot het dossier? Hoe willen we als beroep voortgang maken met uniforme Audit Quality Indicators (AQI’s) zonder deze toegang? Hoe gaan we als beroep om met accountantsorganisaties die deze informatie niet of alleen met grote vertraging leveren?

Ik verheug me op uw reacties.

* Ook het XBRL-bestand (BANZ-Datei) wordt in Duitsland door de accountantsorganisatie op basis van de gecontroleerde jaarrekening opgesteld en bij de gecontroleerde organisatie aangeleverd. Mijns inziens laten we hier in Nederland onafhankelijkheid in schijn te vaak voor competentie gaan. De kans dat er iets met het XBRL-bestand mis gaat aan de kant van de klant, die dit slechts één keer per jaar doet, is groter dan aan de kant van de accountant, die dit in belangrijke mate zelfs kan automatiseren. De klant moet vervolgens wel het bestand controleren en deponeren.