Friso ten Brink

De kwaliteitseisen die aan de jaarrekening gesteld worden zijn hoog en er is een constante drive om de kosten van de externe accountant te verlagen. De jaarafsluiting moet een goed geoliede machine zijn. Welke kansen liggen er om dit proces te verbeteren?

Zie de accountant als een partner

Veel te vaak wordt de accountant door de leiding nog gezien als een noodzakelijk kwaad die zoveel mogelijk op afstand moet worden gehouden. Dit is in het bijzonder het geval als de persoonlijke verhoudingen niet goed zijn. Veel van dit soort conflicten zijn terug te leiden naar wederzijds onbegrip tussen klant en accountant. Zowel management als accountant moeten zich verdiepen in elkaars werelden, pas dan kan er optimaal worden samengewerkt.

'Veel conflicten zijn terug te leiden naar wederzijds onbegrip tussen klant en accountant.'

Van de klant wordt verwacht dat hij zich verdiept in de vaktechniek en het compliance kader waarbinnen de accountant moet opereren, waaronder ook de gedragsregels en het toezicht door de AFM. Voor de accountant is het van belang om de business van de opdrachtgever goed te kennen. Hierbij hoort ook een netwerk binnen het bedrijf dat verder gaat dan de financiële functie. Dan pas krijgt de accountant een beter beeld van wat er speelt binnen een bedrijf en wordt hij of zij daarmee een gelijkwaardige gesprekspartner.

Planningsfase van de controle is van groot belang

Het doel zou moeten zijn om in de planningsfase alle issues, die zouden kunnen spelen bij de jaareinde controle, al met de accountant te hebben afgestemd. Dit vereist een open communicatie tussen klant en accountant. Beide partijen moeten niet alleen open zijn over de risico’s die zij zien in het proces om tot een jaarrekening te komen, maar ook over het risico van fouten in de jaarrekening. De accountant moet open zijn over de audit strategie en de controlewerkzaamheden.

Voor een optimale jaareinde controle moet de prepared by client list tijdens de planningsfase in detail worden besproken. Hierbij moet ook de oplevering van het vorige jaar worden betrokken. Zo'n bespreking biedt een grote kans om de kwaliteit en efficiency van een controle te verbeteren. Het is een investering die elk jaar weer moet worden gedaan en die zich uiteindelijk zal terugverdienen.
Andere zaken die van belang zijn in de planningsfase:

• Het opstellen van een dummy jaarrekening. Hiermee worden discussies over de toelichting al in de planningsfase besproken.
• Het bespreken van het gebruik van steekproeven. Als de tolerantiegrens bij steekproeven namelijk wordt overschreden dan leidt dit tot extra werkzaamheden voor zowel de accountant als de klant.
• Het bespreken van potentiële management letter-punten.

Behandel de accountantscontrole als een project

De accountantscontrole moet worden gezien als een gezamenlijk project van klant en accountant. Hierbij hoort een gezamenlijke planning met deadlines. Vanuit de klant moet er een project manager met een directe lijn naar de financieel directeur naar voren worden geschoven. Bij voorkeur heeft zo'n projectmanager ervaring als accountant, maar ook als finance manager. Een professional die beide werelden goed kent. Belangrijke taken van deze project manager zijn:

• Het ondersteunen van medewerkers van de klant bij het opstellen van specificaties.
• Het ondersteunen van de accountant bij het verkrijgen van informatie voor hun oordeelsvorming en het op orde krijgen van het dossier.
• Het monitoren van de kwaliteit van de opgeleverde financiële en niet financiële informatie
• Het dagelijkse met de ‘accountant in charge’ monitoren van de gemeenschappelijk planning van de accountantscontrole. Deadlines zijn natuurlijk ook van toepassing voor de accountant.
• Het tijdig signaleren van audit issues en problemen bij het halen van de deadlines.

Afronding van de audit

De afronding van de audit wordt meestal gevormd door een gesprek met directie en raad van commissarissen. Verrassingen worden tijdens dit soort gesprekken over het algemeen niet erg gewaardeerd. Gedurende de controle moet de rvc dan ook op de hoogte worden gehouden van belangrijke audit issues en management letter punten. 

'Verrassingen worden tijdens dit soort gesprekken over het algemeen niet erg gewaardeerd.'

De accountant moet ook investeren in de relatie met de leden van de rvc. Hierdoor kan de accountant beter bevindingen in de slotvergadering naar voren brengen en staat de accountant steviger in zijn of haar schoenen bij een conflictsituatie.

Gespannen voet

Het intensiveren van de samenwerking tussen accountant en klant zou op gespannen voet kunnen staan met de wens van de accountant om een meer onafhankelijke positie te hebben van de opdrachtgever. Dat er procesmatig nauwer met elkaar wordt samengewerkt en dat de accountant transparanter wordt over zijn werkzaamheden, betekent echter niet dat de accountant geen inhoudelijke en onafhankelijke positie kan innemen.

Een accountantscontrole zal ook altijd een onvoorspelbaar karakter moeten hebben en ook niet alles van de audit strategie hoeft te worden gedeeld. Maar nauwere samenwerking heeft voor beide partijen heel veel voordelen.