Dick de Waard

We schrijven 17 maart 1894, dat is 125 jaar geleden.

"I think we should hear less of scandalous audits if auditors were placed in a more independent position by being veritably appointed by the shareholders themselves at a specially convened meeting, quite apart from the directors, and took their instructions from a duly appointed committee, whom it would be their place to meet and report to fully, verbally as well as in writing, and receive their remuneration from such committee." (The Accountant, 17 maart 1894, pagina 242).

Nu, in 2019, stellen we vast dat de Nederlandse wetgever in de loop van de tijd aan deze wens invulling heeft gegeven, door voor te schrijven dat de rechtspersoon de opdracht tot controle van de jaarrekening verstrekt aan een accountant  (2BW 393:1). Deze basisregel is in de daarop aansluitende bepalingen als volgt nader uitgewerkt (2BW 393:2): "Tot het verlenen van de opdracht is de algemene vergadering van leden of aandeelhouders bevoegd. Gaat deze daartoe niet over, dan is de raad van commissarissen bevoegd of, zo deze ontbreekt of in gebreke blijft, het bestuur."

Benoeming en opdrachtverlening

Ook in de Nederlandse Corporate Governance Code wordt aandacht besteed aan de benoeming van en opdrachtverlening aan de accountant. In principe 1.6 is onder meer vastgelegd dat de raad van commissarissen de voordracht tot benoeming van de externe accountant doet aan de algemene vergadering en dat de raad van commissarissen toezicht houdt op het functioneren van de externe accountant.

In de corporate governance code is daarbij een bijzondere rol weggelegd voor de audit commissie. Deze commissie adviseert de raad van commissarissen over de voordracht van benoeming of herbenoeming danwel ontslag van de externe accountant en bereidt de selectie van de externe accountant voor. Ook doet de auditcommissie een voorstel aan de raad van commissarissen voor de opdracht voor controle van de jaarrekening aan de externe accountant, waarbij het bestuur faciliterend optreedt. Bij het formuleren van de opdracht is er aandacht voor de reikwijdte van het accountantsonderzoek, de te hanteren materialiteit en het honorarium van het accountantsonderzoek. De raad van commissarissen stelt uiteindelijk de opdracht vast.

Mr. drs. L. in 't Veld voert aan dat deze keuze vanuit vennootschapsrechtelijk perspectief vatbaar is voor discussie: het is de rechtspersoon die de opdracht aan de accountant verstrekt. De wetgever en in zijn kielzog de Monitoring Commissie Corporate Governance Code zien voor de raad van commissarissen - en dan in het bijzonder de auditcommissie - een prominente rol in het proces van benoeming, opdrachtverlening en evaluatie van de externe accountant.

Relatie met accountant

Daarmee lijkt dit punt gemaakt. De raad van commissarissen heeft - ondersteund door de auditcommissie - het primaat als het gaat om de benoeming van, opdrachtverlening aan en evaluatie van de accountant. Maar als dat duidelijk is, is dan ook duidelijk welke relatie dit orgaan in de dagelijkse praktijk met de accountant heeft, of zou moeten hebben? Om deze vraag te beantwoorden neem ik u mee naar de dagelijkse praktijk, zoals ik die heb ervaren en ervaar in mijn rol als externe accountant, als adviseur en als lid van raden van commissarissen.

'De raad van commissarissen heeft het primaat als het gaat om de benoeming van, opdrachtverlening aan en evaluatie van de accountant.'

In mijn rol als externe accountant ben ik vrijwel uitsluitend actief geweest bij organisaties waar ook een raad van commissarissen of raad van toezicht actief was. De relatie met deze raden van commissarissen varieerde tussen 'in het geheel geen contact' tot 'meerdere malen contact' per jaar. In de situatie waar sprake was van 'in het geheel geen contact', werd dit ook na herhaaldelijk aandringen van onze kant door de raad van toezicht nadrukkelijk afgewezen. Daar waar sprake was van meerdere malen contact, was sprake van een duidelijke cyclus van vooroverleg, voortgangsoverleg, rapportering en evaluatie. Maar nimmer heeft een raad van commissarissen of auditcommissie zich gemengd in de vaststelling van het honorarium en het ondertekenen van de jaarlijkse opdracht tot controle van de jaarrekening. Dit werd altijd aan de raad van bestuur gelaten, met uitzondering van het moment van selecteren van de accountant. In de diverse discussies die ontstonden tussen de accountant en de raad van bestuur omtrent jaarrekeningaangelegenheden en de verwoording van controlebevindingen in de management letter en/of het accountantsverslag, wendde ik mij menigmaal tot de auditcommissie. Maar met grote regelmaat bleken de auditcommissie en de raad van commissarissen in discussies dan vooral mee te gaan in het standpunt van de raad van bestuur.

'Met grote regelmaat bleken de auditcommissie en de raad van commissarissen in discussies vooral mee te gaan in het standpunt van de raad van bestuur.'

Ook tijdens adviesopdrachten en workshops op het gebied van vraagstukken van corporate governance stuit ik met enige regelmaat op raden van commissarissen (en aandeelhouders) die de raad van bestuur geruststellend toespreken: "Ach ja, zo'n accountant heb ik ook. Altijd wat te zeuren." In discussies over de inhoud van de management letter of het accountantsverslag kunnen de commissarissen dan eerder als een verlengstuk van de raad van bestuur worden gezien, dan als een kritische toezichthouder die zijn voordeel doet met de bevindingen van de accountant.

In mijn rol als toezichthouder ontmoet ik - veelal als lid van de auditcommissie - de accountant van de organisatie waaraan ik ben verbonden. Hierbij zwengel ik met regelmaat de relatie tussen de auditcommissie en de accountant aan. Dan blijkt dat ook in deze cases de opdrachtverlening en het jaarlijkse vaststellen van het honorarium en de discussie over het ontstane meerwerk tot het takenpakket van de raad van bestuur worden gerekend en dat de raad van bestuur - en bescheiden op de achtergrond ook de accountant - zich vriendelijk doch beslist verzet tegen mijn wens om als audit commissie daarin het voortouw te nemen.

Onvoldoende invulling

Wat na zoveel jaren blijft hangen is dat de raad van commissarissen in de praktijk met regelmaat onvoldoende invulling geeft aan de rol en verantwoordelijkheid, die hem in deze in de wet en in de corporate goverance code te beurt is gevallen. Uit onderzoek blijkt juist dat een onafhankelijke auditcommissie, die zijn verantwoordelijkheid neemt, een werkomgeving creëert die een positieve invloed kan hebben op de audit kwaliteit. De terughoudende opstelling van de auditcommissie/raad van commissarissen jegens de accountant kan een variëteit aan oorzaken hebben, zoals onbekendheid met de spelregels, dominantie van de raad van bestuur, vermijden van discussies, onbekendheid met vraagstukken en meer.

'Ach ja, zo'n accountant heb ik ook. Altijd wat te zeuren.'

Het is echter niet alleen de auditcommissie/raad van commissarissen die hierin verandering kan brengen; it takes two to tango. De accountant zal ook nadrukkelijk de auditcommissie/raad van commissarissen moeten zoeken als zijn/haar opdrachtgever, waarmee hij/zij alle relevante zaken rondom (de uitkomsten van) zijn/haar werkzaamheden afstemt.

Ik neem u nog even mee naar 1894: "…their place to meet and report to fully, verbally as well as in writing, and receive their remuneration from ..." De accountant moet zich gesteund weten door een onafhankelijke en kordate auditcommissie/raad van commissarissen en die steun ook actief zoeken.