Lieuwe Koopmans

'Schrapsessies' is één van de buzzwoorden in de zorgsector dit jaar. Het moet afgelopen zijn met het eindeloze geregistreer van (zorg)handelingen door artsen en verpleegkundigen. Dat vond niet alleen de sector zelf, maar ook een unanieme Tweede Kamer. Ook beroepsorganisatie NBA liet zich in deze discussie niet onbetuigd. Minister Bruins van VWS is vol goede moed van start gegaan om te inventariseren welke regels en registraties tot het verleden kunnen behoren.

Te veel fanatisme

Maar Huub Wieleman, sinds twee jaar financieel bestuurder van Reinier Haga, een fusiegroep van drie ziekenhuizen in de regio Den Haag/Delft (en oud-voorzitter van de NBA), is beducht voor al teveel fanatisme. "Er is heus winst te halen op dit vlak, vooral bij verpleeghuizen. Maar wees je in dit proces ook bewust van de vraag waarom gegevens worden verzameld en waarom die regels er zijn. Veel registraties zijn ooit bedacht door medische professionals en waren bedoeld om uiteindelijk een behandeling zo goed en vlekkeloos mogelijk te laten verlopen. Deze vastgelegde data hebben echt zorginhoudelijke en wetenschappelijke relevantie. Maar omdat 'vastleggen' de norm is geworden, hebben we het zorg-medisch doel voor de patiënt soms uit het oog verloren", aldus Wieleman. "Als je in de ziekenhuizen wilt schrappen zijn de vakverenigingen van medisch specialisten een logisch beginpunt, omdat zij vastleggingen hebben ontwikkeld."

'De drang om zoveel mogelijk regels te schrappen, omdat het registreren zoveel tijd kost, moet niet doorslaan.'

Daarnaast is er volgens hem ook een terechte behoefte bij de Inspectie voor de Volksgezondheid en bij zorgverzekeraars aan documentatie en om bewijs dat behandelingen kwalitatief goed zijn en ook echt hebben plaats gevonden. "De drang om nu maar zoveel mogelijk regels te schrappen omdat het registreren zoveel tijd kost, moet daarom niet doorslaan."

Registratielast verminderen

Om te komen tot een verlichting van de registratielast verwacht Wieleman meer van hulp door inzet van goede ICT-systemen. "Je kunt heel veel winst behalen door het vastleggen van data gebruikersvriendelijker te maken. Bijvoorbeeld door bij het invullen van vragenlijsten gebruik te maken van workflows." Hij is als cfo ook verantwoordelijk voor de ICT bij de drie ziekenhuizen en ziet ook veel in standaardisatie van processen en data. "Een van de belangrijke softwareleveranciers van het elektronisch patiëntendossier, Chipsoft, werkt nu met zogeheten 'standaard content'. Een groot deel van de ziekenhuizen maakt daar nu gebruik van." Wel staat dit soms op gespannen voet met de wensen van artsen, aldus Wieleman. "Die willen toch graag eigen tailormade systemen, maar dat kan niet voor iedereen de norm worden."

Controletijd

Ook zijn 'eigen' financiële afdeling speelt een belangrijke rol bij het terugdringen van de administratieve lasten, al gaat het daar niet zozeer om minder registratietijd maar om minder controletijd. Want zoals het nu gaat is het volgens Wieleman "heel veel werk". Naast de reguliere facturatie en interne controles doet het ziekenhuis een zogeheten 'zelfcontrole', waarbij er steekproefsgewijs naar fouten in het facturatieproces wordt gezocht. De accountant doet vervolgens een controle op deze zelfcontrole (het gaat dan om "honderden controle-uren") en daarna nog een keer de reguliere jaarrekeningcontrole. Daar bovenop checken ook zorgverzekeraars regelmatig of declaraties wel in orde zijn.

Het is niet verwonderlijk dat de veelheid aan controles bij de betrokken partijen tot irritaties leidt. Er wordt momenteel dan ook gewerkt aan Horizontaal Toezicht, als methode om de controleslagen te verminderen en te versimpelen.

Basisprocessen op orde

Uitgangspunt daarbij is volgens Wieleman dat de basisprocessen op orde zijn. "Oftewel dat je zeker weet dat de behandelingen door artsen en verpleegkundigen goed zijn opgeschreven; de zogeheten basisregistratie. Ziekenhuizen hebben zich bij het Horizontaal Toezicht verbonden om deze administratieve processen helderder en transparanter te maken. Dat leidt vervolgens tot minder fouten in de registraties en dan kun je sneller de redelijkheid van een declaratie vaststellen." Dat zorgt er dan weer voor dat de zelfcontrole en de check daarop door de accountant kunnen vervallen, meent Wieleman.

'Het onderzoek op naleving van de Wnt was eigenlijk een soort forensisch onderzoek geworden.'

"Daarnaast krijgen zorgverzekeraars meer vertrouwen in de administratie van de ziekenhuizen, waardoor we ze niet meer allemaal over de vloer krijgen. Eén zorgverzekeraar doet namens de andere verzekeraars eventuele controles op de rechtmatigheid van declaraties."

Enkele ziekenhuizen, zoals het Erasmus MC, zijn volgens hem al ver gevorderd met de implementatie. De ziekenhuizen van de Reinier Haga Groep bevinden zich nog in de inventarisatiefase.

Wnt

Een andere bron van ergernis voor wat betreft de controlelast was de naleving van de Wet normering topinkomens (Wnt). Wieleman maakt er geen geheim van dat hij de insteek van het ministerie van VWS veel te streng vond. "Het onderzoek op naleving van de Wnt was eigenlijk een soort forensisch onderzoek geworden, dat er van uit gaat dat bestuurders sjoemelen met de beloningsregels."

Onder de Wnt mogen ziekenhuisbestuurders niet meer verdienen dan een ministerssalaris. Om te voorkomen dat bestuurders vervolgens via allerlei omwegen toch meer verdienen dan de norm, zet het ministerie (in dit geval BZK) de accountant aan het werk.

'Dat artsen minder geneigd zijn om toe te treden tot een ziekenhuisbestuur vind ik een verarming.'

Wieleman: "Normaal gesproken zou je zeggen: dat kan een accountant in twee of drie dagen wel goed checken. Maar het leverde voor onze accountants een inspanning op van € 50.000. Voor dat geld kun je een verpleegkundige  aannemen. Overigens heeft het ministerie na druk van de NBA het controleprotocol vereenvoudigd." 

Salaris als drempel

Los van de controles die samenhangen met de Wnt kijkt Wieleman met een dubbel gevoel naar het doel van de norm. "Op zich ben ik er vanuit het maatschappelijk belang voorstander van om zorgbestuurders niet excessief te belonen. Aan de andere kant zie je dat door de Wnt specialisten weinig trek hebben in een bestuursfunctie. Ze gaan er flink in inkomsten op achteruit. Alleen artsen die aan het eind van hun actieve carrière staan, zijn bereid om nog zo'n stap te maken. Dat artsen minder geneigd zijn om toe te treden tot een ziekenhuisbestuur vind ik een verarming."

Wieleman signaleert dat voor een cfo-functie bij een zorginstelling relatief weinig kandidaten instromen vanuit de private sector. "Dat heeft vooral te maken met de complexiteit van de zorgfinanciën. De meeste financieel bestuurders bij zorginstellingen komen dan ook uit de bedrijfsvoeringskant van de zorgsector zelf." Zelf is hij blij met zijn overstap naar de zorgsector. "Je werkt in een interessant spanningsveld tussen de beste patiëntenzorg en de noodzaak van doelmatig werken."