Dick de Waard

Het is februari 2031. De accountantsorganisatie waar Hans werkt behoort tot de zogenaamde Global8. Wereldwijd opereren acht grote accountantsorganisaties die bevoegd zijn om de wettelijk verplichte accountantscontroles van de internationaal geïdentificeerde entities of public interest uit te voeren. Dit recht is hen verleend op basis van specifieke kwaliteitskenmerken, die deze acht accountantsorganisaties gedurende de periode van Jumping to Quality hebben ontwikkeld.

Deze periode, die duurde van 2017 tot 2024, wordt gekenmerkt door stevig overheidsingrijpen en de realisatie van vergaande internationale samenwerking. Dit heeft geresulteerd in een samenvoeging en herindeling van meerdere internationaal opererende accountantsorganisaties, waardoor - min of meer gereguleerd - een internationale markt is ontstaan, die wordt beheerst door acht accountantsorganisaties van ongeveer gelijke omvang.

'Min of meer gereguleerd is een internationale markt ontstaan, die wordt beheerst door acht accountantsorganisaties van ongeveer gelijke omvang.'

Standaard

Na een ontwikkelingsproces van vele jaren is, min of meer gelijktijdig en onder toenemende druk van een gestaag groeiend aantal maatschappelijke organisaties, de internationale verslaggevingsrichtlijn ICRS ontwikkeld. ICRS staat voor International Corporate Reporting Standard. Onder deze standaard zijn wereldwijd alle entities of public interest verplicht om stakeholders toegang te verschaffen tot informatie over de prestaties van de onderneming, volgens de formule From Portal to Detail. Dit betekent dat deze ondernemingen toegang verschaffen tot de detailinformatie zoals die in de administratieve systemen van de onderneming is opgenomen.

De toegang tot de administratieve systemen wordt verkregen via de Portal op de website van de onderneming. In deze Portal zijn op basis van een uitgebreide en diepgaande stakeholder assessment en een omvangrijke materialiteitsanalyse, uitmondend in een materialiteitsmatrix, relevante informatiethema's gegroepeerd. Via deze centrale informatiethema's kan door de stakeholders verder worden ingezoomd op de achterliggende gedetailleerde informatie (Detail).

'Individuele stakeholders kunnen bij de ondernemingen verzoeken indienen om hen toegang te verlenen tot specifieke informatie, als sprake blijkt te zijn van aanvullende informatiebehoefte.'

Onder ICRS is nauwkeurig uitgewerkt tot welke typen informatie minimaal toegang moet worden verschaft en welke meeteenheden, registratie- en meetmethoden en waarderingsgrondslagen daarbij moeten worden toegepast. De systemen van de ondernemingen zijn geschikt gemaakt voor stakeholders om met statistische en analytische software data daaruit op te halen en naar eigen inzicht te rubriceren, groeperen en analyseren. De informatie van de ondernemingen betreft zowel financiële als niet-financiële informatie. Individuele stakeholders kunnen bij de ondernemingen verzoeken indienen om hen toegang te verlenen tot specifieke informatie, als sprake blijkt te zijn van aanvullende informatiebehoefte.

Coöperatie

De accountantsorganisatie waar Hans werkt - GlobalFirm4 - is net als de andere zeven grote accountantsorganisaties een coöperatie. Ondernemingen - uitsluitend entities of public interest - worden lid van de coöperatie op het moment dat zij cliënt worden bij GlobalFirm4.

De coöperatie wordt geleid door een onafhankelijke raad van bestuur, die onder streng toezicht staat van de internationale toezichthouder Global Oversight. De organisatiestructuur van GlobalFirm4 kent - net als die van de andere grote firma's - diverse functies en hiërarchische niveaus. Ieder team staat onder leiding van een Auditor en voorts zijn in het team Profilers, Watchers, Analyzers, Visitors en Reviewers opgenomen. Elke functie kent verschillende niveaus, afhankelijk van de werkervaring en de fase in de opleiding.

De Auditor is de eindverantwoordelijke medewerker, die het keurmerk bij de Portal en de daaraan gelinkte Details van ondernemingen verstrekt. Het team bewaakt - op basis van continuous auditing - of het keurmerk wel of niet kan worden verstrekt en of prolongatie kan plaatsvinden, dan wel intrekking moet worden overwogen. Als zich materiële bevindingen ten aanzien van de kwaliteit van de informatievoorziening voordoen, krijgt de onderneming gedurende korte tijd de status 'needs improvement' (NP), om verbeteringen door te voeren die het intrekken van het keurmerk moeten voorkomen. De zwaarte van de tekortkoming wordt in de digitale bevinding bij het keurmerk tot uitdrukking gebracht in een ranking.

'De zwaarte van de tekortkoming wordt in de digitale bevinding bij het keurmerk tot uitdrukking gebracht in een ranking.'

Op het moment dat een onderneming cliënt wordt bij GlobalFirm4, wordt door de Profilers in kaart gebracht welke registratieve systemen de onderneming hanteert, welke maatregelen van interne controle daarin zijn opgenomen en wat het beveiligingsniveau van de systemen is.

Profiel

De Profilers stellen een profiel op waarin eventuele tekortkomingen in de kwaliteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking worden gesignaleerd. De cliënten dienen deze tekortkomingen binnen afgesproken termijnen ongedaan te maken. Het profiel wordt tevens gebruikt als basis voor de koppeling aan het digitale auditing-programma van GlobalFirm4: Kaleidoscope. Deze software applicatie monitort 24/7 via The Atmosphere (de verdere vervolmaking van The Cloud) voor alle mutaties en transacties die in de systemen van de cliënten plaatsvinden of de van toepassing zijnde geautomatiseerde interne controlemaatregelen werken. Daarnaast maakt Kaleidoscope de patronen in de informatie-uitvraag van stakeholders zichtbaar. De Profilers zijn veelal niet in loondienst van de accountantsorganisaties. Zij opereren zelfstandig en worden voor profileringsopdrachten ingehuurd door diverse accountantsorganisaties.

De Watchers werken in een continu ploegendienst in zwaar beveiligde ruimtes: de observation rooms. Zij houden dag en nacht op een groot beeldscherm (Traffic Control) in de gaten of Kaleidoscope afwijkingen in de interne controle of afwijkende informatieverzoeken bij cliënten signaleert. Op dit grote beeldscherm - dat is verdeeld in een uitgebreid raster met informatievelden - komt verdeeld over een aantal observation rooms (ingedeeld op basis van sectoren en industrieën) in een niet aflatende stroom informatie voorbij over mutaties en transacties van alle cliënten van GlobalFirm4.

Patronen

In een deel van het scherm passeren snel achter elkaar informatievelden waarin patronen in mutaties en transacties zichtbaar worden gemaakt. Deze patronen lenen zich bij uitstek voor digitale data analyse. In het scherm lichten gesignaleerde afwijkingen (Indications) op, als bij een cliënt sprake is van een situatie van Override of Internal Control (OIC), of als een stakeholder een nieuwe informatievraag in het systeem van een cliënt invoert: een Call for New Information (CNI).

De patronen, aantallen en soorten mutaties en afwijkingen worden automatisch vastgelegd in het digitale accountantsdossier Register, door middel van de voortschrijdende 24-uurs profielen (24hP). Als zich een bijzonder mutatie voordoet, die afwijkt van het bijbehorende 24hP, wordt deze gesignaleerd en geregistreerd als een Deviation of Profile (DoP).

'Afhankelijk van de aard en ernst van een afwijking kan een Analyzer besluiten om deze als niet relevant of wel relevant te beschouwen.'

Als Traffic Control afwijkingen signaleert wijst de Watcher deze toe aan één van de Analyzers, door de Indication op het grote scherm te verplaatsen naar de link met één van de beschikbare Analyzers. De Analyzers beoordelen de aard van de afwijking (OIC), nieuwe informatievraag (CNI), bijzondere mutatie (DoP) en de 24hP's. Afhankelijk van de aard en ernst van een afwijking kan een Analyzer besluiten om deze als niet relevant of wel relevant te beschouwen. Dit wordt in Register vastgelegd. Indien wel relevant, geeft de Analyzer de afwijking een tag mee zodat deze wordt doorgegeven aan één van de Visitors. Het digitale dossier Register bewaakt of alle vastgelegde afwijkingen zijn afgehandeld.

Cliëntbezoek

De Visitor bezoekt de cliënt en voert waarneming ter plaatse uit. Het werkgebied van de Visitor beslaat een geografische regio op mondiale schaal, waarin cliënten van GlobalFirm4 - onderverdeeld in sectoren en industrieën - zijn gevestigd. Visitors zijn hoog opgeleide teamleden - afgestudeerde assurance providers - die met de cliënt in gesprek kunnen gaan over alle relevante aspecten van de informatievoorziening, meeteenheden, registratie- en meetmethoden en waarderingsgrondslagen. De Visitor bespreekt met de cliënt de door Traffic Control gesignaleerde en door de Analyzers toegewezen afwijkingen die opvolging behoeven.

De Visitors worden door de Auditor nauw betrokken in de periodieke besluitvorming rondom de verlenging van het keurmerk. Visitors hebben zich gespecialiseerd in één van de informatie categorieën: people, planet, profit of profile. Bij een grote cliënt opereren meestal meerdere Visitors.

Het digitale accountantsdossier (Register) bevat de uitkomsten van het digitale proces van continuous auditing, de overwegingen van de Analyzer, de uitkomsten van opvolging daarvan door de Visitors, de overwegingen van de Auditor en alle team- en cliëntbesprekingen. Alle besprekingen in teamverband en met de cliënt worden vastgelegd door middel van video/audio opnamen. De Visitors zijn uitgerust met een digitale bril, die de gesprekken met de cliënt en de Auditor opneemt en direct opslaat in Register in The Atmosphere. Het overleg tussen de diverse teamleden vindt volledig digitaal plaats, via de videochat-applicatie van Register. Vastlegging daarvan gaat geheel geautomatiseerd.

'Alle besprekingen in teamverband en met de cliënt worden vastgelegd door middel van video/audio opnamen.'

De kwaliteit van Register wordt bewaakt door de Reviewers. Zij hebben toegang tot alle dossiers en beoordelen continu, door middel van een dashboard, of het dossier conform de voorschriften en met behulp van de geprogrammeerde vastleggingsschermen is gevuld. En ook of overwegingen adequaat zijn opgesteld en in overeenstemming zijn met de bevindingen, chats en audiovisuele vastleggingen en of deze terecht leiden tot de afgifte of prolongatie van het keurmerk.

Keurmerk

Als bezoekers van de Portal van een onderneming het keurmerk van GlobaFirm4 aanklikken, krijgen zij rechtstreeks toegang tot Register - het dossier van de auditor - en kunnen zij kennis nemen van de controle-activiteiten van de medewerkers van GlobalFirm4 en de overwegingen die ten grondslag liggen aan de prolongatie van het keurmerk.

Een belangrijke groep van gebruikers van deze informatie, zijn – naast de internationale toezichthouder Global Oversight en de zakelijke en maatschappelijke stakeholders – de onderwijsinstellingen die deze actuele praktijkinformatie gebruiken in het onderwijs aan auditors in opleiding. De bevindingen tijdens het werk worden één op één gedeeld met het digitale onderwijsplatform, waar Hans tijdens de post-initiële onderwijsfase op is aangesloten. Op die manier kunnen tijdens de digital classroom activiteiten het praktische en theoretische aspect van de opleiding worden gecombineerd.

De hoofdpersoon in dit verhaal heet Hans, omdat dit verhaal is ontleend aan een hoofdstuk uit het liber amicorum uitgegeven ter gelegenheid van het emeritaat van professor Hans Gortemaker in 2016.