Geert Dekker

De gemeente Amsterdam weet niet wat haar bedrijfsvoeringskosten zijn. Juni 2014 werd Udo Kock benoemd tot wethouder Financiën en hij begon met goede moed aan het immense karwei 44 administraties (van 44 stadsdiensten) te centraliseren in één concernadministratie. Een in dertig jaar gefabriceerde "enorme brij spaghetti" moest worden ontrafeld. 2016 wilde de wethouder graag met een schone lei kunnen beginnen, maar dat is niet gelukt.

'Ik wist dat Amsterdam een heel ingewikkeld concern was maar de tijd en moeite die dit allemaal kost is mij ronduit tegengevallen.'

"Het uitpluizen van de verschillende kostencategorieën is nog niet klaar. Het probleem zit 'm in de bedrijfsvoeringskosten. Vat het maar op als een indicatie van de omvang en complexiteit van het probleem, dat we die na anderhalf jaar nog niet in kaart hebben gebracht."

Wat zijn de programmakosten, wat zijn de apparaatskosten, wat zijn de bedrijfsvoeringskosten van de gemeente? Een centrale administratie met dergelijke informatie had Amsterdam niet. Wel waren er 44 administraties, die allemaal verschillende normen en standaarden voor kostensoorten hanteerden. "Je hebt dus geen goed kostenoverzicht. Ten eerste: wat zijn dan de sturingsmogelijkheden voor de gemeenteraad? Ten tweede leidt het tot vermenging van uitgaven - dat moet je niet willen. En tot slot bemoeilijkt het kostenbeheersing."

Kock beaamt: het is eerstejaars stof voor economiestudenten. En het is inderdaad merkwaardig om in een organisatie van 13.500 medewerkers en een begroting van meer dan zes miljard euro de merites van een eenduidig, uniform kostenoverzicht te moeten bepleiten.

Geen zicht

De bedrijfsvoeringskosten belopen in totaal ongeveer 1,3 miljard euro en 95 procent daarvan is nu "uitgepluisd", in kaart gebracht. Over de 55 miljoen euro die nog ontbreekt is de afgelopen weken vaak opgeschreven dat die vermist zijn, maar Kock wil daar niet aan. "Er is gewoon nog geen zicht op. Dit probleem is over een periode van vele jaren ontstaan. Dat los je niet in een paar maanden op. Blijkbaar. Begrijp mij goed: het is mij ook tegengevallen. Ik wist dat Amsterdam een heel ingewikkeld concern was en ik wist dat we de financiële functie moesten uniformeren en centraliseren. Maar de tijd en moeite die dat allemaal kost, dat is mij ronduit tegengevallen."

'Als de financiële structuur eenvoudiger en duidelijker is, verminder je de kans op integriteitsschendingen.'

De wethouder is voorzichtig geworden wat betreft zijn verwachtingen. "Aan het eind van deze collegeperiode zullen we de basis voor een flink deel op orde moeten hebben. Als je je vervolgens wilt ontwikkelen tot een state-of-the-art financiële administratie, dan heb je daar weer een aantal jaren voor nodig."

Hij geeft als voorbeeld de wildgroei aan reserves die Amsterdam kende: meer dan driehonderd verschillende soorten, verspreid over al die administraties. Daar is nu in gekapt en gewied, en er zijn er meer dan 150 geschrapt. Maar het blijft werk in uitvoering.

Basis hoort op orde te zijn

Een en ander heeft uiteraard grote gevolgen voor de manier waarop hij de wethoudersfunctie vervult. Financiën maakt tachtig procent uit van zijn portefeuille. Een deel daarvan besteedt Kock "zoals elke wethouder Financiën" aan het begrotingsbeleid. "Maar het overgrote deel van die tachtig procent besteed ik aan het op orde brengen van de financiële administratie en de financieel-administratieve organisatie. Dat is bijzonder, omdat dat de basis is, die gewoon op orde behoort te zijn. Eigenlijk hoor je daar als wethouder nauwelijks tijd aan te besteden."

'Ik vind het heel goed dat de raad het zware middel van de enquête heeft gekozen om het reilen en zeilen van de financiële functie te onderzoeken.'

Vorige wethouders hebben dat ook niet gedaan, zo wordt vaak schamper opgemerkt als het over de oorzaken van de problemen gaat. Kock wil er niets over zeggen. "Politici  houden zich heel erg bezig met terugkijken, analyseren, wijzen...

Ik vind dat niet zo interessant. Ik vind het heel goed dat de raad het zware middel van de enquête heeft gekozen om het reilen en zeilen van de financiële functie in de afgelopen tien jaar te onderzoeken. En dat wordt ongetwijfeld een goede en interessante analyse. Daar komen aanbevelingen uit en daar zal ik mijn voordeel mee doen. Maar verder ben ik niet bezig met het verleden."

Accountant

Dat geldt ook voor de rol van de (gemeente)accountant in dit verband. Ligt het niet voor de hand dat óf de accountant onvoldoende aan de bel heeft getrokken óf dat er nooit geluisterd is naar de adviezen uit die hoek? "Er zijn heel veel adviezen geweest de afgelopen jaren, zeker ook van de accountant, maar ook van de rekeningencommissie en van anderen. En er zijn ook veranderingen in gang gezet in het verleden. Hoe komt het dan dat we toch met dit probleem zitten en dat het nodig is geweest een enquête in te stellen? Ik weet het niet."

'Er zijn heel veel adviezen geweest, ook van de accountant. Hoe komt het dan dat we toch met dit probleem zitten? Ik weet het niet.'

In het nieuwe beleid - centraliseren, uniformeren - ligt uiteraard toch een deel van het antwoord. "Voor elke organisatie waarin de financiële functie niet op orde is, geldt dat het over het algemeen beter is centraler aan te sturen, en strakker aan te sturen."

Dat zou dan ook de integriteitsrisico's kunnen verminderen. De directe aanleiding tot de raadsenquête was echter geen fraudegeval, maar een vergissing: de geruchtmakende overboeking in december 2013 van 188 miljoen euro woonkostenbijdragen aan burgers, terwijl dat 1,88 miljoen euro moest zijn. Uit recente voorbeelden blijkt echter dat Amsterdam zich soms wel erg makkelijk laat oplichten. Kock: "Als de financiële structuur eenvoudiger en duidelijker is, verminder je de kans op integriteitsschendingen - je maakt het dan in ieder geval minder gemakkelijk."

Cfo?

Daar zijn inmiddels stappen in gezet en vorige week besloot het college dat in het nieuwe organisatiemodel twee van de drie kolommen in de financiële organisatie worden samengevoegd. De afdeling van de business controllers en de Directie Middelen & Control worden ineen geschoven en beide komen onder leiding van de concerncontroller.

Is dat de opmaat naar een met een organisatie met een cfo aan de leiding, zoals bijvoorbeeld in Utrecht? Kock: "Dit principebesluit is nog heel vers en het is een belangrijke stap, die aansluit bij wat ik zei over het belang van centralisatie. Of er nog meer moet gebeuren, dat weet ik nu niet, dat moet de tijd leren."