Pieter de Kok

In mijn zoektocht naar vernieuwing ben ik op zoek naar nieuwe gezichten, nieuwe ideeën, nieuwe inspiratie. In eerdere afleveringen heeft u al met een aantal vernieuwers rondom ons vakgebied kennis kunnen maken. Voor process mining kan ik dicht bij huis blijven.

Sinds een aantal jaren ben ik onderdeel van de Special Interest Group Process Mining, ofwel de SIG Process Mining. Een breed gezelschap van mensen die op verschillende manieren met process mining bezig zijn. Denk hierbij aan procesoptimalisatie, risico management, LEAN, digitalisering van bedrijfsprocessen, process discovery en uiteraard process mining vanuit de context wettelijke controle van de jaarrekening.

De process mining-wereld is een relatief jonge en vooral kleine wereld. Grondlegger is professor Wil van der Aalst (TU Eindhoven). Wil heeft de afgelopen jaren een groot aantal talenten begeleid en opgeleid. Een aantal talenten heeft data science en ondernemerschap gebundeld en is gaan ondernemen met innovatieve process mining tools als resultaat.

'De process mining-wereld is een relatief jonge en vooral kleine wereld.'

Anne Rozinet en Christian Günther van Fluxicon zijn daarvan een voorbeeld, evenals Peter van den Brand die met Futura de grondlegger was van een process mining tool die nu eigendom is van de Amerikaanse reus Lexmark*.

Andere voormalig studenten van Wil werken aan verder onderzoek en ontwikkeling van nieuwe algoritmes. In de huidige generatie process mining tools is slechts een sub-set van het aantal beschikbare algoritmes geïntegreerd.

In de kern is process mining een techniek waarbij algoritmes op basis van een zogenaamde eventslog een bedrijfsproces in kaart brengen. Het eventlog moet aan een aantal minimum eisen voldoen om het proces te kunnen analyseren:

1. Bestaan van een unieke identifier van hetgeen je onderzoekt, zoals een inkooporder, verkoopordernummer, klachtnummer et cetera.
2. Een aanduiding van een activiteit die is verricht, zoals aanmaken, goedkeuren, betalen, archiveren, et cetera.
3. Een aanduiding wannéér die activiteit is verricht (begin- en eindpunt): de zogeheten timestamp.

Aan dit eventlog wordt in de praktijk nog veel data toegevoegd om de analyses te verrijken en om processen vanuit verschillende invalshoeken te bekijken.

Als ik met mijn accountantsbril naar process mining kijk, ik negeer de soms nog weerbarstige praktijk van het ontbreken van een goede eventslog, dan voorzie ik een grote rol voor process mining in de auditwereld en hieraan gerelateerd onze natuurlijke adviesfunctie.

'Als ik met mijn accountantsbril naar process mining kijk, dan voorzie ik een grote rol voor process mining in de auditwereld en hieraan gerelateerd onze natuurlijke adviesfunctie.'

Binnen mijn eigen praktijk passen we process mining in kleine stapjes toe en dezelfde ontwikkelingen zie ik nu bij menig ander accountantskantoor.

De afgelopen zes maanden hebben we Paul van Egmond (vierdejaars hbo-student) gevraagd een onderzoek te doen naar de wensen rondom process mining in de auditpraktijk.

Met de huidige process mining-techniek kunnen we de feitelijke processen (IST) onderzoeken en kunnen we eenvoudige 'norm'-procesmodellen (SOLL) over de IST 'schuiven'. Hiermee kunnen we vervolgens uitgebreide verschillenanalyses tussen opzet en werking van de interne beheersingsomgeving maken.

Dit niet op basis van lijncontroles en 25 proceduretesten, maar op basis van honderd procent van de transacties die bijvoorbeeld door het verkoopproces bewegen en een aantal checks & balances moeten doorlopen.

Uit alle discussies en recente kennisdeling tussen collega accountantskantoren die met process mining zijn gestart is duidelijk geworden dat er ook wensen zijn rondom het kunnen simuleren van de werking van bedrijfsprocessen. Dit om interne beheersing- en procesverbeteringen te onderzoeken door bijvoorbeeld controlestappen toe te toevoegen of juist te onttrekken aan het SOLL-proces.

Hiernaast is er behoefte aan meer dialoog rondom het onderwerp 'opzet, bestaan en werking' in relatie tot COS, onze standaarden. Dit wordt een internationaal onderwerp. Hoe past een honderd-procentanalyse van de werking van de AOIC in relatie tot de wereldwijde audit standaarden en toezicht hierop?

De uitgebreide versie van het onderzoek kunt u hier downloaden.

Op 11 november 2015 is een Process Mining Bazaar, georganiseerd door en voor process mining-liefhebbers. Een leuke mengelmoes van user experts, softwareleveranciers, onderzoek & onderwijs en geïnteresseerden, die aan de slag gaan met de vraag 'Wat zijn de volgende stappen in de ontwikkeling van process mining-oplossingen?'.

Informeel, eenvoudig van opzet, kleinschalig. U bent van harte welkom. Laat het mij weten en ik stuur u een uitnodiging.

* Voor de volledigheid en transparantie: Coney Solutions BV (onderdeel Coney Groep BV) is reseller van Lexmark Process Mining. Ik ben partner bij Coney.