Controle versus andere diensten

De fees die accountantskantoren ontvangen van zorginstellingen zijn onder te verdelen in controlekosten, overige controlekosten, fiscaal advies en overige kosten. Zowel in CURE als CARE valt op dat bij BDO het aandeel van controle- en overige controlekosten hoog is: 85 tot 90 procent van het totaal.

Bij de algemene ziekenhuizen blijken de controlekosten bij EY een stuk lager te zijn dan bij de overige kantoren, namelijk 68 procent. In het CARE-segment is KPMG relatief zeer sterk vertegenwoordigd met overige diensten.

Nieuwe accountant kiezen

25 instellingen is gevraagd naar het proces rond de keuze van een nieuwe accountant. In bestuursverslagen hadden zij gewag gemaakt van de voorgenomen aanbesteding van een andere accountantsorganisatie. Opvallend was de ‘koudwatervrees’ die diverse instellingen aan de dag legden: ze wilden hun switch niet bevestigen, hoewel die in de loop van 2016 uit de rapportage over 2015 te achterhalen zal zijn. Twee ziekenhuizen en twee verzorgingshuizen waren echter bereid hun recente traject toe te lichten.

Jeroen Bosch Ziekenhuis

Bij het Jeroen Bosch Ziekenhuis ging het medio 2015 om de aanbesteding van de controle van de jaarrekening, uit te voeren door een nieuw te kiezen accountantskantoor. Van te voren waren er selectiecriteria met wegingsfactoren vastgesteld, waarover de mededingers werden geïnformeerd. Criteria waren onder meer kennis en ervaring in de ziekenhuissector, de 'klik' met het controleteam, imago en de kosten. Vervolgens konden er vragen worden gesteld, waarna elke aanbieder geanonimiseerd inzicht kreeg in alle vragen en antwoorden. Kantoren kregen daarna gelegenheid kennis te komen maken, het team voor te stellen en de offerte toe te lichten. Bij de beoordeling speelde de auditcommissie van de raad van toezicht de hoofdrol, uiteraard ook met betrokkenheid van de raad van bestuur en andere sleutelfunctionarissen.

Bestuurder Peter Langenbach stelt dat de prijs niet onbelangrijk was, maar dat de kwaliteit veel zwaarder woog. Dat betreft een drietal aspecten. Allereerst de mate waarin het kantoor betrokken is bij de actuele en toekomstige ontwikkelingen in de zorgsector, zoals bijvoorbeeld via Coziek (een NBA sector-commissie). Een voornaam aspect is ook de mate waarin als accountantsteam geacteerd wordt, omdat controle niet alleen gericht is op financiën, maar ook op ict en de kwaliteit van de organisatie (soft controls). Ook imago en reputatie van het kantoor tellen mee, elementen die volgens Langenbach nogal eens aan verandering onderhevig zijn.

Ziekenhuis Bernhoven

Voor Ziekenhuis Bernhoven werd de aanleiding te wisselen van accountantskantoor gevormd door de partnerroulatie bij de bestaande accountant (KPMG) en de kosten die hoog werden geacht, ondanks het feit dat ze mede veroorzaakt werden door landelijk verplicht aanvullend onderzoek. De raad van toezicht en de directie besloten naast KPMG ook EY en BDO uit te nodigen. PwC deed niet mee omdat het kantoor verbonden is aan Bernhoven als fiscaal adviseur.

Gekozen werd voor BDO. De mededingers werden direct zo volledig mogelijk geïnformeerd, inclusief de discussiepunten.

Cfo Geert van den Enden noemt vier keuzecriteria. Allereerst het kunnen inspelen op innovatieve vormen van zorgverlening, zoals de proeftuin van Bernhoven met verzekeraars. Offertes en presentaties verschilden sterk ten aanzien van de wijze van innovatief meedenken. Een belangrijk punt was ook de bewezen betrokkenheid bij externe belanghebbenden, zoals de NZa, het ministerie van VWS, Coziek en zorgverzekeraars, waarmee vroegtijdig inzicht mogelijk is - en wellicht inbreng - in formele regelgeving en ontwikkelingen. Een en ander moet dan uitmonden in een ruim opgevatte 'natuurlijke adviesfunctie' van de accountant, zowel richting toezichthouders als directie.

Verder telden voor Bernhoven de snelle mobilisatie van een controleteam en een gemakkelijke overdracht mee. Als laatste wordt de prijs genoemd, maar van twee voorstellen ontliep die elkaar weinig.

Alles overziend meent Van den Enden dat de kwaliteit van een relatie, en daarmee de keuze, bepaalt wordt door een open houding, een frisse en kritische kijk, inlevingsvermogen, wederzijds vertrouwen en senioriteit. Per saldo geeft de 'klik' tussen het team, de toezichthouders en de directie uiteindelijk de doorslag. Er werd voor BDO gekozen.

Zorgspectrum Het Zand

Zorgspectrum Het Zand koos recent voor een ander accountantskantoor na een langjarige relatie met Deloitte. Na een voorstel aan de raad van toezicht, voorbereid door manager Planning & Control Wouter Versteeg, werd een viertal kantoren (twee grote en twee kleinere) uitgenodigd: PwC, EY, BDO en Verstegen. Naar eigen zeggen werd KPMG niet uitgenodigd vanwege 'vraagtekens bij het imago' van dat kantoor.

De offertes leken sterk op elkaar en de prijsverschillen waren niet groot, in ieder geval niet beslissend voor de keuze. Er waren wat slordigheden, zoals de moeite direct contact te leggen met een van de kantoren. Het 'aanklikken' van een aanvraag voor een offerte op de website wordt als onpersoonlijk ervaren. Een van de kantoren stuurde aanvankelijk geen partner om kennis mee te maken.

Criteria waren vooral betrokkenheid bij de zorg, wat ook nadrukkelijk moest blijken uit het werken met ‘soft controls’. Uiteindelijk ging het om de 'klik' en 'een goed gevoel', waarbij veel waarde werd gehecht aan een partner met gedegen kennis en een niet-arrogante houding.

Schakelring

Bij Schakelring was het aflopen van het contract met EY de aanleiding tot een heroriëntatie. De raad van toezicht, de auditcommissie, raad van bestuur en afdeling Planning & Control besloten tot een 'omgekeerde aanbesteding': een vijftal kantoren werd gevraagd in te spelen op de verstrekte informatie, waarbij ook de visie op de sector aan de orde moest komen en de controle-aanpak moest worden toegelicht, met name de balans tussen hard en soft controls. Anders gezegd: 'eerst de mensen zien, daarna komt het papier'. Vijf kantoren werden uitgenodigd: EY, Deloitte, PwC, BDO en Verstegen. Na de presentaties werd een offertetraject ingezet met BDO, EY en Verstegen.

Criteria waren onder meer de geboden continuïteit (op partnerniveau, maar meer nog in het controleteam), ervaring (ook met soft controls), referenties, een echte partnerrelatie ('klik') en de prijs. De keuze viel op continuatie met EY.

Met een van de mededingers had Schakelring een 'anticlimax ervaring', aldus bestuursvoorzitter John Moolenschot. Na een zeer positieve indruk op basis van de presentatie en gesprekken, volgde een tegenvallende offerte, met een hoge prijs en een vrij algemene aanbieding die niet specifiek aansloot bij de organisatie.