Geert Dekker

Een beperkt aantal controles, plus een beperkte inspanning om in de organisatie van het kantoor de controlekwaliteit te waarborgen: dat zijn volgens Aad van der Vlugt de typerende kenmerken van een klein accountantskantoor dat moeite heeft controles op het gewenste kwaliteitsniveau uit te voeren. Die factoren beïnvloeden elkaar en creëren een dilemma. "Om de investeringen in de organisatie te laten renderen, heb je enige schaalgrootte nodig. Maar om een substantiële controleportefeuille op te bouwen, moet je kwaliteit leveren", zegt Van der Vlugt. "Wat doe je eerst?"

Te weinig vlieguren 

Het dilemma kan ook uitmonden in passiviteit en dan ontstaat de situatie dat een kantoor één of enkele controles per jaar uitvoert, veelal in opdracht van voormalige samenstelklanten die zijn doorgegroeid en geen reden zien te wisselen van accountant. Van der Vlugt: "De accountant maakt dan ten eerste te weinig vlieguren in het controleren en ten tweede bestaat het gevaar dat hij bij die klant blijft voortborduren op de samenstelgedachte."

Van der Vlugt sprak de afgelopen tijd geregeld collega's over de toetsing door de AFM. "Sommigen lieten blijken dat ze het een verschrikkelijk onderzoek vonden. Dat zijn vooral de collega's die in de geschetste situatie verkeren."

Op zoek naar heipalen 

De toetsing van de twee dossiers van zijn eigen kantoor verliep voorspoedig. "Wel hebben we een stevige discussie gehad over het zelfstandig balansonderzoek (zbo) in een van de twee gevallen. In eerste instantie kwamen we daar niet uit. Met een nieuwe klant, die je voor de eerste keer gaat controleren, begin je op los zand en met zo'n zbo ga je op zoek naar de heipalen, zo zeg ik altijd maar. Ik vond in dit geval dat we voldoende stevige grond hadden gevonden om daarop de controle te bouwen, maar de AFM was van mening dat we dieper hadden moeten graven."

Uiteindelijk werd consensus bereikt over dit specifieke geval. "Maar als we de volgende keer een zbo uitvoeren, zullen we de heipalen steviger moeten verankeren in het dossier."

Compleet ander vak 

Dergelijke discussies zijn volgens Van der Vlugt alleen met vertrouwen te voeren als de accountant zich gesteund weet door een 'stevige' organisatie van de controle. De inrichting daarvan moet niet worden onderschat.

"Naast een samenstelpraktijk een controlepraktijk opbouwen, dat doe je niet in een jaar. Kun je de juiste okb'er (opdrachtgerichte kwaliteitsbeoordeling, red.) vinden, hoe organiseer je de compliance - wij doen dat met een externe adviseur - en bovenal: weet je in de organisatie de juiste sfeer te creëren? Controleren is een compleet ander vak dan samenstellen. Dat zie je ook bij medewerkers: waar de een niets liever doet dan samenstellen, bloeit de ander helemaal op als hij met controleren bezig is."

De investeringen in de controlepraktijk hebben hun vruchten afgeworpen voor

Van der Vlugt, want collega's in de regio Zuidwest-Nederland weten het kantoor  inmiddels te vinden voor controleopdrachten. "Dat zijn collega's die de keuze maken niet voor één of twee controles per jaar een hele organisatie op te bouwen. Zij stellen dan samen, wij doen de controle. Wel zo helder."

Van der Vlugt Accountants

Van der Vlugt Accountants in Halsteren, waarvan Accountantskantoor Van der Vlugt BV deel uitmaakt,  heeft achttien medewerkers, onder wie vier AA's, een AA in opleiding en sinds vorig jaar twee aankomend RA's, die nu hun studie aan het afronden zijn. Daarnaast wordt gebruik gemaakt van een ervaren externe RA. Een compliance-officer en de OKB worden extern ingehuurd. De omzet uit controlewerkzaamheden bedraagt  15 procent van de totale omzet.

Getoetst

In de interviewserie 'Getoetst' praat de komende tijd elke twee weken een accountant over zijn ervaringen met de toetsing (door de AFM of de Raad voor Toezicht van de NBA) en over aspecten van kwaliteit die een belangrijke rol spelen.

• Aflevering 1 'Spanning? Onmiddellijk adresseren'