Geert Dekker

Adbeco scoorde goed op de toetsing door de AFM. "Wij hebben de bevestiging gekregen dat we op de goede weg zijn", zegt Pim van de Haar, lid van het dagelijks bestuur en extern accountant bij Adbeco. "Onze strategische focus ligt op de controle - elke medewerker neemt minstens 600 controle-uren voor zijn rekening - en we opereren met kleine teams van twee of drie personen. Miscommunicatie wordt zo geminimaliseerd en de teamleider, de extern accountant,  verricht een aanzienlijk deel van het werk."

Tijdig communiceren

Dergelijke structurele kenmerken zijn behulpzaam in het streven naar een hoge controlekwaliteit, maar het belang ervan moet niet overdreven worden, vindt Van de Haar. "We waken ervoor die kenmerken als zaligmakend te beschouwen, ze geven niet de garantie op een goede controle." Wat in zijn optiek wel de doorslag geeft, is de vraag hoe de accountant handelt in het krachtenspel van belangen.

"Tussen het maatschappelijk belang, het klantbelang en ons eigen belang treden spanningen op. Signalen daarvan proberen wij zo snel mogelijk op te pikken en vervolgens zo snel mogelijk aan de orde te stellen."

In de communicatie met de klant is die tijdigheid zeer belangrijk. "Om ons heen zien we het misgaan als het bespreken van zware onderwerpen wordt uitgesteld, of als klanten op het laatste moment met extra eisen worden geconfronteerd."

Flessenhals

Van de Haar noemt het voorbeeld van een productiebedrijf waar hij de voorraad moest inventariseren. De klant zag het nut daarvan niet in. "Het is de kunst in gesprek te blijven: kunnen wij uitleggen waarom een inventarisatie onmisbaar is voor hem en voor de controle, kan de klant toelichten waarom hij bezwaar maakt? Uiteindelijk bleek dat voor een inventarisatie de activiteiten twee dagen stil zouden liggen, dat was de flessenhals. Hadden wij het onderwerp uitgesteld tot het laatste moment, dan had de tijdsdruk dat gesprek onmogelijk gemaakt."

Attitude

Naast de tijdigheid van communicatie is ook de attitude bepalend voor het succes ervan. "De rechte rug is een begrip, maar je kunt je rug ook te recht houden: als je niet meer openstaat voor de goede tegenargumenten van de klant", zegt Van de Haar.

Hij noemt een voorbeeld van een accountant die vijf dagen voor het verstrijken van de deadline taxatierapporten opeiste van alle gebouwen. "Waarbij klaarblijkelijk de houding tentoongespreid werd: zie mij eens mijn rug recht houden. Nee, denk ik dan, dat is niet de manier om het gesprek met de klant open te houden, dat is niet de manier om de kwaliteit van de controle te verbeteren. Als een dergelijk verzoek eerder in het controleproces wordt gedaan, ontstaat er helemaal geen discussie."

Externe specialisten

Intern gelden voor Adbeco dezelfde uitgangspunten voor de communicatie. "We spreken elkaar vrijwel dagelijks over deze onderwerpen, bijvoorbeeld als budgetoverschrijdingen optreden omdat extra werkzaamheden nodig zijn. Waarbij wij als klein kantoor - met 10 accountants - ook veelvuldig extern advies inwinnen, zowel in vaktechnische als in ethische kwesties. Telkens weer blijkt dat spiegelen, sparren met externe specialisten nieuwe gezichtspunten oplevert die helpen om de juiste beslissing te nemen."

Adbeco

Adbeco is een maatschap met 5 partners en telt in totaal 10 accountants, onder wie zowel RA's als AA's. Het kantoor heeft elf controleklanten. De controleomzet bedraagt ongeveer 10 procent van de totale omzet.

Getoetst

In de interviewserie 'Getoetst' praat de komende tijd elke twee weken een accountant over zijn ervaringen met de toetsing (door de AFM of de Raad voor Toezicht van de NBA) en over aspecten van kwaliteit die een belangrijke rol spelen.