Geert Dekker

"Ben je mondig genoeg om je eigen dossier te verdedigen?" De vaardigheid om in een gesprek met de toezichthouder gemaakte keuzes te beargumenteren is van een andere orde dan de bedrevenheid in een klantgesprek lastige issues aan de orde te stellen, vindt Dinkgreve, extern accountant en partner bij JAN©. "In het laatste geval is een minutieuze voorbereiding mogelijk. Maar de toezichthouder gaat juist de breedte in. Een inhoudelijke voorbereiding alleen voldoet zeker niet."

Voor een echte voorbereiding is het dan eigenlijk ook al te laat, vindt Van der Giezen, ook extern accountant en partner bij JAN©. De AFM toetste twee dossiers van haar en Dinkgreve. "De echte voorbereiding voor een toetsing zit 'm natuurlijk in de totstandkoming van het dossier. Als er tijdens de opbouw al geen oog is voor de rode draad die er doorheen moet lopen, dan zit ie er na afsluiting echt niet ineens in."

In haar controles focust zij daarom op het voorkomen van hiaten. "Je verricht bij elke audit controlewerkzaamheden op verschillende momenten in een jaar en als je daar geen consistentie in aanbrengt, blijven er losse eindjes bestaan, blijven vragen openstaan." Ze kreeg van de AFM het compliment dat goed gebruik werd gemaakt van 'alle controletechnieken die de accountant ter beschikking staan'.

Dinkgreve benadrukt dat dit een van de belangrijke punten is in de besprekingen van dossiers die bij  JAN© intern plaatsvinden. "Sinds 2006, nog voordat er sprake was van opdrachtgerichte kwaliteitsbeoordelingen, verrichten wij al cross reviews. Daarbij beoordelen we elkaars werk en, wat misschien nog belangrijker is, daarbij leren we over elkaars werk te praten zonder meteen te vervallen in offensief of defensief gedrag." Zo leert de accountant zijn werk "met de blik van een ander te bekijken", zegt Van der Giezen.

Het is echter ook de werkwijze tijdens de controle bij Jan die onderscheidend is, vindt ze. "Ten eerste zijn wij als extern accountant zeer intensief betrokken bij de controle. Ten tweede: we doen niets alleen. Niet snel nog even 's avonds het dossier doornemen en opmerkingen mailen naar de controleleider; nee, tijd vrijmaken in de agenda en samen met de controleleider de zaak doornemen. De controleleider doet dat ook weer met de assistenten. We werken heel veel één op één."

Dat heeft het gevolg dat medewerkers voortdurend van elkaar leren, zegt Dinkgreve, en bovendien voorkomt het allerlei communicatieproblemen en misverstanden. "Kwaliteit gaat hand in hand met efficiëntie. Niet te vergeten: dit is voor iedereen een heel prettige manier van werken. Het is gewoon veel leuker dan de zaken per mail proberen af te handelen." Van der Giezen: "De verleiding is er wel eens, om snel even iets in je eentje te doen. Maar we doen het niet, we houden daarin de discipline vast."

Getoetst

In de interviewserie 'Getoetst' praat de komende tijd elke twee weken een accountant over zijn ervaringen met de toetsing (door de AFM of de Raad voor Toezicht van de NBA) en over aspecten van kwaliteit die een belangrijke rol spelen.

• Aflevering 8: 'Efficiëntie is de volgende stap'
• Aflevering 7: 'Door de toetsing zet ik nu de puntjes op de i'
• Aflevering 6: 'Systematisch werken geeft vertrouwen'
• Aflevering 5: 'Intern een kwaliteitsimpuls, extern niet'
• Aflevering 4: 'Blijf niet hangen in de standaard controleaanpak'
• Aflevering 3: 'Met het juiste DNA de lat steeds hoger leggen'
• Aflevering 2: 'Controlepraktijk bouw je niet in een jaar op'
• Aflevering 1: 'Spanning? Onmiddellijk adresseren'